Расчеты с подотчетными лицами: проводки. Расчеты с подотчетными лицами: бухгалтерские проводки, отражение в учете Типовые проводки по операциям с подотчетными лицами

В этой статье, подготовленной методистами фирмы "1С" и размещенной на диске информационно-технологического сопровождения (ИТС), читайте об организации и ведении налогового учета расчетов с подотчетными лицами в Комплексной конфигурации "1С:Предприятия 7.7".

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ (утв. решением Совета директоров ЦБР 22.09.1993 № 40) "предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий". В бухгалтерском учете данные операции могут отражаться без учета взаиморасчетов с поставщиком, у которого приобретаются ценности:

Дебет 10 (26,08 ...) Кредит 71

и с учетом возникновения и погашения задолженности поставщику:

Дебет 60 Кредит 71 Дебет 10 (26, 08...) Кредит 60.

Отражение этих операций в налоговом учете будет иметь различия.

Вариант 1 (без учета взаиморасчетов с поставщиком)

Пример

Работнику организации Григорьеву Сергею Геннадиевичу выдано под отчет 1300 руб. на хозяйственные расходы. Он приобрел по доверенности канцтовары у ООО "Офисклаб" на сумму 1 200 руб. и отчитался в произведенных расходах авансовым отчетом, к которому приложил накладную поставщика, счет-фактуру и приходный кассовый ордер.
Неиспользованную часть подотчетной суммы вернул в кассу предприятия.
Операция по выдаче денег в подотчет отражается в бухгалтерском учете документом "Расходный кассовый ордер" (рис. 1). При проведении документ формирует проводку:

Дебет 71.1 Кредит 50.1.

Рис. 1. Расходный кассовый ордер

Операция по выдаче денег под отчет (Дебет 71 Кредит 50) в налоговом учете не отражается, т.к. не влияет на налогооблагаемую базу по налогу на прибыль текущего или будущих периодов. Отчет подотчетного лица о суммах произведенных расходов отражается в бухгалтерском учете документом "Строка аванс. отчета (прочее)" (рис. 2). При проведении документ формирует бухгалтерские проводки с кредита счета 71.1 в дебет счета, приобретаемых ценностей - 26 и в дебет счета 19 на сумму налога на добавленную стоимость.

Рис. 2. Строка аванс. отчета (прочее)

Отчет подотчетного лица о суммах произведенных расходов (Дебет 26 Кредит 71) отражается в налоговом учете документом "" (меню "Торговля и Бухгалтерия - Документы налогового учета - Операции приобретения имущества и пр."). Реквизиты документа заполняются автоматически по данным документа "Строка аванс. отчета (прочее)", при нажатии в модуле формы на кнопку "Заполнить" (рис.3).

Рис. 3. Приобретение имущества, работ, услуг, прав

• вид расходов - "Другие расходы, включаемые в состав косвенных расходов";
• элемент расхода - "Другие расходы, принимаемые для целей налогообложения";
• сумма - сумма без НДС;
• объект и Тип ТМЦ - не заполняются, так как расход включается в состав косвенных расходов;

При проведении документ формирует проводки по дебету вспомогательного забалансового счета Н07.04 "Косвенные расходы".

Операция возврата неиспользованных подотчетных сумм в бухгалтерском учете отражается документом "Приходный кассовый ордер" (рис. 4).

Рис. 4. Приходный кассовый ордер

При проведении документ формирует проводку Дебет 50.1 Кредит 71.1.

Операция возврата неиспользованных подотчетных сумм (Дебет 50 Кредит 71) в налоговом учете не отражается.

Соответствие проводок бухгалтерского и налогового учета приведено в таблице 1.

Таблица 1

№	Бухгалтерский учет			Налоговый учет
	Проводка	Сумма	Документ	Проводка	Сумма	Документ
	Дебет 71.1 Кредит 50.1		Расходный кассовый ордер	Не отражается
	Дебет 26 Кредит 71.1			Дебет Н07.04		Операции приобретения имущества, работ, услуг, прав
	Дебет 19.3 Кредит 71.1		Строка авансового отчета (прочее)	Не отражается
	Дебет 68.2 Кредит 19.3		Формирование книги покупок	Не отражается
	Дебет 50.1 Кредит 71.1		Приходный кассовый ордер	Не отражается

В соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации, к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, связанные с производственной необходимостью, оформленные документально и экономически обоснованные.

С 01.01.2002 расходы по найму жилого помещения в целях налогообложения можно признавать в полном объеме, без ограничений. Расходы по оплате суточных принимаются для целей налогообложения в пределах норм. Согласно постановлению Правительства РФ от 08.02.2002 № 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных и полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" оплата суточных составляет 100 руб. за каждый день командировки.

Пример

Согласно приказу руководителя организации Семакин Анатолий Тимофеевич командирован в Мурманскую область сроком на 5 дней с 18 по 22 (включительно) февраля 2002 года.
На основании приказа руководителя предприятия бухгалтерия выдает Семакину А.Т. аванс на командировочные расходы в сумме 2 600 руб.

По возвращении из командировки (22.02.2002) Семакин А.Т. представил в бухгалтерию предприятия авансовый отчет, в соответствии с которым расходы по командировке составили 2 287 руб.:

• стоимость железнодорожных билетов - 987 руб.;
• стоимость проживания в гостинице ООО "Лесные дали" - 900 руб.(300 х 3 сут.);
• суточные за 5 дней командировки (день отъезда и день приезда - один день) - 400 руб. (100 руб. х 4 сут.).

Перерасход выдан из кассы.

К авансовому отчету приложены: командировочное удостоверение, железнодорожные билеты, счет и квитанция к приходному кассовому ордеру из гостиницы.

Операция по выдаче денег под отчет отражается в бухгалтерском учете документом "Расходный кассовый ордер". При проведении документ формирует проводку Дебет 71.1 Кредит 50.1.

Операция по выдаче денег в подотчет (Дебет 71 Кредит 50) в налоговом учете не отражается, т.к. не влияет на базу налога.

Отчет подотчетного лица о суммах произведенных расходов отражается в бухгалтерском учете документом "Строка аванс. отчета (прочее)" (рис. 5).

Рис. 5. Строка аванс. отчета (прочее)

В качестве субконто "Общехозяйственные расходы" выбирается элемент соответствующего справочника с реквизитом "Вид расхода для целей налогового учета" - "Расходы на командировки".

В случае приобретения командировочным работником материальных ценностей, их отражение в авансовом отчете производится в обычном порядке.

При проведении документ формирует бухгалтерские проводки с кредита счета 71.1 в дебет счета приобретаемых ценностей - 26 на сумму затрат без НДС, и в дебет счета 19.3 на сумму НДС.

Для отражения в учете НДС по произведенным расходам на основании документа "Строка аванс. отчета (прочее)" вводится документ "Счет-фактура полученный".

При условии наличия документа "Счет-фактура полученный" сумма НДС в конце месяца, при проведении регламентного документа "Книга покупок", будет принята к зачету из бюджета и отражена в отчете "Книга покупок".

В налоговом учете операции выделения и зачета НДС не отражаются.

Отчет подотчетного лица о суммах произведенных расходов (Дебет 26 Кредит 71) отражается в налоговом учете документом "Операции приобретения имущества, работ, услуг, прав" (меню "Торговля и бухгалтерия - Документы налогового учета - Операции приобретения имущества и пр.").

Реквизиты документа заполняются автоматически при нажатии на кнопку "Заполнить". Данные для заполнения берутся из документа "Строка аванс. отчета (прочее)" (рис. 6).

Рис. 6. Строка аванс. отчета (прочее)

Значение реквизитов документа:

• условия получения - "Другие существенные условия";
• вид расходов "Другие расходы, включаемые в состав косвенных расходов";
• элемент расхода - "Командировочные расходы";
• сумма - сумма без НДС;
• объект и Тип ТМЦ - в случае оплаты услуг не заполняется;
• дата признания - дата авансового отчета;
• контрагент, договор, задолженность, НДС в т.ч. - не заполняются.
• основание признания - строка-ссылка на документ "Строка аванс. отчета (прочее)"
• наименование операции - строковое представление документа "Строка аванс. отчета (прочее)".

При проведении документ формирует проводки в дебет специальных забалансовых счетов Н07.04 "Косвенные расходы".

Операция выдачи из кассы перерасходованных средств подотчетного лица в бухгалтерском учете отражается документом "Расходный кассовый ордер".

В налоговом учете операции выдачи из кассы перерасходованных средств подотчетного лица не отражается. Соответствие проводок бухгалтерского и налогового учета приведено в таблице 2.

Таблица 2

№	Бухгалтерский учет			Налоговый учет
	Проводка	Сумма	Документ	Проводка	Сумма	Документ
	Дебет 71.1 Кредит 50.1		Расходный кассовый ордер	Не отражается
	Дебет 26 Кредит 71.1		Строка авансового отчета (прочее)	Дебет Н07.04		Операции приобретения имущества, работ, услуг, прав.
	Дебет 19.3Кредит 71.1		Строка авансового отчета (прочее)	Не отражается
	Дебет 68.2 Кредит 19.3		Формирование книги покупок	Не отражается
	Дебет 71.1 Кредит 50.1		Расходный кассовый ордер	Не отражается

В п. 2 ст. 264 НК РФ приведен перечень представительских расходов:

• затраты на транспортное обеспечение доставки приглашенных для переговоров лиц к месту проведения представительских мероприятий;
• затраты налогоплательщика на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) и др.

Не относятся к представительским расходы на развлечение и отдых. Норматив представительских расходов, в пределах которого они учитываются для целей налогообложения, равен 4 процентам от расходов на оплату труда.

Пример

Организация в январе 2002 года израсходовала на представительские цели 5 000 руб. За этот же период расходы на оплату труда, учитываемые при налогообложении прибыли, составили 19 500 руб. Рассчитаем норматив представительских расходов: 19 500 руб. х 4% = 780 руб.
Следовательно, на 780 руб. ООО "Агат" может уменьшить полученные доходы за январь.
Таким образом, сверхнормативные представительские расходы в размере 4 220 руб. (5 000 руб. - 780 руб.) для целей обложения налогом на прибыль не принимаются.
Операция по выдаче денег под отчет на представительские расходы отражается в бухгалтерском учете документом "Расходный кассовый ордер".
При проведении документ формирует проводку

Дебет 71.1 Кредит 50.1.

Операция по выдаче денег под отчет на представительские расходы (Дебет 71 Кредит 50) в налоговом учете не отражается, т.к. не влияет на налогооблагаемую базу по налогу на прибыль текущего или будущих периодов.

Отчет подотчетного лица о суммах произведенных представительских расходов отражается в бухгалтерском учете документом "Строка аванс. отчета (прочее)" (рис.7).

Рис. 7. Строка аванс. отчета (прочее)

В качестве субконто "Общехозяйственные расходы" выбирается элемент соответствующего справочника с реквизитом "Виды расходов для целей налогового учета" - "Представительские расходы".

При проведении документ формирует бухгалтерскую проводку Дебет 26 Кредит 71.1.

Отчет подотчетного лица о суммах произведенных представительских расходов (Дебет 26 Кредит 71) отражается в налоговом учете документом "Операции приобретения имущества, работ, услуг, прав" (меню "Торговля и бухгалтерия - Налоговый учет - Операции приобретения имущества и пр.").

Реквизиты документа заполняются автоматически при нажатии на кнопку "Заполнить". Данные для заполнения берутся из документа "Строка аванс. отчета (прочее)" (рис.8).

Рис. 8. Строка аванс. отчета (прочее)

Значение реквизитов документа:

• условия получения - "Другие существенные условия";
• вид и элемент расхода - "Представительские расходы";
• сумма - сумма без НДС;
• объект - заполняется при приобретении имущества, прав, в случае оплаты услуг не заполняется;
• дата признания - дата авансового отчета;
• контрагент, договор, задолженность, НДС в т.ч. - не заполняются.
• основание признания - строка-ссылка на документ "Строка аванс. отчета (прочее)"
• наименование операции - строковое представление документа "Строка аванс. отчета (прочее)".

В момент совершения представительских расходов сумма, которую можно признать в составе внереализационных расходов для целей налогообложения, неизвестна.

В налоговом учете включение этих затрат в состав косвенных расходов происходит в конце месяца, когда уже отражены расходы на оплату труда, учитываемые в целях налогообложения и можно рассчитать сумму, по нормативу. В течение отчетного периода все расходы, которые подлежат нормированию, отражаются на специальном забалансовом счете Н03 "Нормируемые расходы". При проведении документ формирует проводки в дебет вспомогательного забалансового счета Н03.03 "Представительские расходы". В конце месяца расходы в пределах установленных норм будут списаны с кредита этого счета документом "Регламентные операции по налоговому учету". Для корректного расчета сумм представительских расходов, которые можно признать в составе прочих расходов для целей налогообложения на момент проведения регламентных операции по налоговому учету должны быть отражены расходы на оплату труда (меню "Торговля и бухгалтерия - Документы налогового учета - Расходы на оплату труда") (рис. 9).

Рис. 9. Расходы на оплату труда

Списание представительских расходов в пределах установленных норм в налоговом учете оформляется документом "Регламентные операции по налоговому учету" (меню "Торговля и бухгалтерия - Документы налогового учета - Регламентные операции по налоговому учету") (рис. 10).

Рис. 10. "Регламентные операции по налоговому учету"

Для расчета и списания сумм представительских расходов в форме документа следует установить флажок "Учет представительских расходов". При проведении документа формируется проводка Дебет Н07.04 "Косвенные расходы" Кредит 03.03 "Представительские расходы". Соответствие проводок бухгалтерского и налогового учета приведено в таблице 3.

Таблица 3

№	Бухгалтерский учет			Налоговый учет
	Проводка	Сумма	Документ	Проводка	Сумма	Документ
	Дебет 71.1 Кредит 50.1		Расходный кассовый ордер	Не отражается
	Дебет 26 Кредит 71.1		Строка авансового отчета (прочее)	Дебет Н03.03		Операции приобретения имущества, работ, услуг, прав
	Не отражается			Дебет Н07.04 кредит 03.03		Регламентные операции по налоговому учету

Вариант 2 (с учетом взаиморасчетов с поставщиком)

Пример

Работнице организации Михайловой Светлане Владимировне выдано подотчет 1 300 руб. на закупку материалов. Она приобрела по доверенности канцтовары у ЗАО "Текстиль плюс" на сумму 1 200 руб. и отчиталась в произведенных расходах авансовым отчетом, к которому приложила накладную поставщика, счет-фактуру и приходный кассовый ордер. Неиспользованную часть подотчетной суммы вернула в кассу предприятия.
Операция по выдаче денег в подотчет отражается в бухгалтерском учете документом "Расходный кассовый ордер".
В налоговом учете данная операция (Дебет 71 Кредит 50) не отражается, т.к. не влияет на налогооблагаемую базу по налогу на прибыль текущего или будущих периодов. Поступление материалов в бухгалтерском учете отражается документом "Поступление ТМЦ (купля-продажа)" (рис. 11).

Рис. 11. Поступление ТМЦ (купля-продажа)

При проведении документ формирует проводки Дебет 10 Кредит 60.1 - на сумму поступивших ценностей без НДС и Дебет 19.3 Кредит 60.1 на сумму НДС по поступившим ценностям. Для отражения в бухгалтерском учете зачета НДС по произведенным расходам на основании документа "Поступление ТМЦ (купля-продажа)" вводится документ "Счет фактура полученный". В конце месяца вводится регламентный документ "Формирование книги покупок", который при проведении сформирует проводку по зачету НДС Дебет 68.2 Кредит 19.3. В налоговом учете НДС не отражается. Поступление ценностей (потребление работ, услуг) (Дебет 10 (08, 26...) Кредит 60) отражается в налоговом учете документом "Операции приобретения имущества, работ, услуг, прав" (меню "Торговля и бухгалтерия - Документы налогового учета - Операции приобретения имущества и пр."). Реквизиты документа заполняются автоматически по кнопке "Заполнить" (рис. 12).

Рис. 12. Приобретение имущества, работ, услуг, прав

Значения реквизитов документа:

• контрагент, договор, задолженность, НДС в т.ч. - в соответствии с первичными документами на поступившие материальные ценности;
• условия получения - "С последующей оплатой" или "В счет ранее выданных авансов" в зависимости от порядка отражения в учете операций поступления ценностей и отчета подотчетного лица;
• вид расходов - "Связанные с приобретением сырья и материалов";
• сумма - сумма без НДС;
• объект - приобретенный материал;
• тип ТМЦ - значение перечисления тип номенклатуры соответствующее объекту;
• дата признания - дата авансового отчета;
• основание признания - строка-ссылка на документ "Поступление ТМЦ (купля-продажа)";
• наименование операции - строковое представление документа "Поступление ТМЦ (купля продажа)".

При проведении документ формирует проводки в дебет вспомогательного забалансового счета Н02.01 - по поступившим материалам.

Если принятие к учету ценностей, производилось до регистрации в программе документа "Строка аванс. отчета (оплата поставщику)", то в реквизите "Условие получения" устанавливается значение "С последующей оплатой" и при проведении документ формирует проводки по возникновению кредиторской задолженности в кредит вспомогательных забалансовых счетов Н13.02 и Н13.03.

Если же сначала зарегистрирован документ "Строка аванс. отчета (оплата поставщику)", а принятие к учету ценностей производилось позже, то в реквизите "Условие получения" устанавливается значение "В счет ранее выданных авансов". Тогда при проведении документ формирует проводки по возникновению дебиторской задолженности в кредит вспомогательного забалансового счета Н13.01. Отчет подотчетного лица о суммах произведенных расходов sотражается в бухгалтерском учете документом "Строка аванс. отчета (оплата поставщику)" (рис. 13).

Рис. 13. Строка аванс. отчета (оплата поставщику)

Операция отчета подотчетного лица по авансовому отчету (Дебет 60 Кредит 71) в налоговом учете отражается документом "Расход денежных средств". Реквизиты документа заполняются автоматически по кнопке "Заполнить" (рис. 14).

Рис. 14. Расход денежных средств

В реквизите "Условие или вид расхода" устанавливается значение "Оплата полученного имущества, работ, услуг", если принятие к учету ценностей, производилось до регистрации в программе документа "Строка аванс. отчета (оплата поставщику)" и оплата отражена в бухгалтерском учете проводкой в дебет счета 60.1 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками (в рублях)". При проведении документ формирует проводки по погашению кредиторской задолженности в кредит специальных забалансовых счетов Н13.02 и Н13.03. Если же сначала зафиксирован документ "Строка аванс. отчета (оплата поставщику)" и оплата отражена в бухгалтерском учете проводкой в дебет счета 60.2 "Расчеты по авансам выданным (в рублях)", а принятие к учету ценностей производилось позже, то в реквизите "Условие или вид расхода" устанавливается значение "В счет ранее выданных авансов". Тогда при проведении документ формирует проводки по погашению дебиторской задолженности в дебет специального забалансового счета Н13.01. Операция возврата неиспользованных подотчетных сумм в бухучете отражается документом "Приходный кассовый ордер", который при проведении формирует проводку Дебет 50.1 Кредит 71.1. Операция возврата неиспользованных подотчетных сумм (Дебет 50 Кредит 71) в налоговом учете не отражается. Соответствие проводок бухгалтерского и налогового учета приведено в таблице 4.

Таблица 4

№	Бухгалтерский учет			Налоговый учет
	Проводка	Сумма	Документ	Проводка	Сумма	Документ
	Дебет 71.1 Кредит 50.1		Расходный кассовы ордер	Не отражается
	Дебет 10.1Кредит 60.1		Поступление ТМЦ (купля-продажа)	Дебет Н02.01		Операции приобретения имущества, работ, услуг, прав
				Кредит Н13.02
	Дебет 19.3 Кредит 60.1			Кредит Н13.03
	Дебет 68.2 Кредит 19.3		Формирование книги покупок	Не отражается
	Дебет 60.1 Кредит 71.1		Строка авансового отчета (оплата поставщику)	Дебет Н13.02		Расход денежных средств
				Дебет Н13.03
	Дебет 50.1 Кредит 71.1		Приходный кассовый ордер	Если организации необходимо выдать своим работником наличные денежные средства на расходы, связанные с деятельности организации, то нужно воспользоваться счетом учета расчетов с подотчетными лицами – 71. Как ведется бухгалтерский учета взаимоотношений с подотчетными лицами, какие проводки выполняются, какие документы оформляются? Об этом поговорим в статье ниже. Выдача денег под отчет сотрудникам сопровождается выполнения ряда проводок и оформлением документа авансовый отчет. Порядок заполнения авансового отчета с возможностью скачать бланк и образец этого документа будет приведен в ближайшей статье. В Плане счетов для цели отражения взаиморасчетов с лицами, которым выдаются денежные средства под отчет, предусмотрен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Подотчетные лица - это работники организации, которым выданы деньги с условием предоставления отчета об их использовании. В качестве отчета выступает авансовый отчет, заполненный по форме АО-1. Для получения подотчетной суммы работник должен написать заявление в произвольной форме. Это заявление должно быть в обязательном порядке заверено руководителем организации, также руководитель должен сделать на заявлении отметку о размере подотчетной суммы, которую необходимо выдать данному сотруднику, и о сроке, на который она выдается. Запрещено выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам. Запрещено передавать подотчетные суммы от одного работника другому. Ограничений по сумме, которая может быть выдана работнику под отчет, нет. Денежные средства могут быть выданы работнику как наличными из кассы, так и безналичными путем перечисления на личный расчетный счет работника, последний вид имеет ряд своих преимуществ, особенно, если сотрудник находится вдали от организации. Бухгалтерский учет подотчетных денег В бухгалтерском учете проводка по выдаче подотчетному лицу выглядит следующим образом Д71 К50 , выдача наличных денежных средств осуществляется на основании расходного кассового ордера (образец которого можно скачать ). Выдача подотчетной суммы учитывается проводкой Д71 К51 . Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, предоставив авансовый отчет с приложенными документами, подтверждающими расходы. Неизрасходованные средства работник должен вернуть в кассу, при этом в бухучете выполняется проводка Д50 К71 , данная операция осуществляется на основании приходного кассового ордера (образец которого можно скачать в ). Если деньги выданы на командировку Сумма, истраченная на командировочные расходы, включается в себестоимость продукции, о формировании которой подробно рассказано в . При этом сч. 71 корреспондирует со счетами 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» (проводки Д20 (26, 44) К71 ). Сумма, выданная на командировочные расходы, должна подтвердиться отчетом не позднее, чем через 3 дня после окончания командировки. Если деньги выданы на приобретение ТМЦ Если подотчетные суммы выданы для покрытия расходов, связанных с приобретением материальных ценностей, то сч. 71 корреспондирует со счетами учета соответствующих материальных ценностей, это могут быть счета 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 41 «Товары» (Д10 (15, 41) К71) . Если работник не возвратил подотчетную сумму в установленный срок, то данная сумма списывается в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» проводкой Д94 К71. Затем эту сумму можно удержать из сотрудника Д70 К94 . Не сданная в срок подотчетная сумма может расцениваться, как предоставленный ему заем. В этом случае возникает обязанность по исчислению материальной выгоды, которую получил сотрудник от использования заемных средств. Эта сумма выгоды рассчитывается как разница между процентами, начисленными в размере ¾ ставки рефинансирования банка России и суммой процентов, исчисленных по договору. Стоит отметить, что материальная выгода облагается налогом НДФЛ по ставке 35%, при исчислении налога с суммы материальной выгоды налоговые вычеты не применяются. Проводки по счету 71 Дебет Кредит Название операции Выдана подотчетная сумма из кассы Подотчетная сумма перечислена на расчетный счет работника Неизрасходованные средства возвращены подотчетным лицом в кассу Списаны командировочные расходы на себестоимость продукции Списаны расходы, связанные с приобретением материальных ценностей подотчетным лицом Списаны суммы, не возвращенные подотчетным лицом в срок Не возвращенные суммы удержаны из заработной платы работника Таким образом осуществляется учет расчетов с подотчетными лицами на счете 71. Темой следующей статьи будет « ». Подотчетные лица - это лица, которые получили от организации денежные средства под отчет и в интересах которой должны произвести расходы или приобрести имущество. О бухгалтерском учете расчетов с подотчетными лицами расскажем в нашей консультации. Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами, являющимися работниками организации, ведется на одноименном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н). 71 счет бухгалтерского учета - это активно-пассивный счет. На этом счете обобщается информации о расчетах с работниками по суммам, которые были выданы им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы. В то же время возможна ситуация, когда, к примеру, работник отправился в командировку, не получив под отчет денежные средства. В этом случае возмещение произведенных расходов также будет отражаться с использованием счета 71. Это означает, что синтетический счет 71 применяется не только для учета выданных под отчет сумм, но и для учета возмещения произведенных работниками расходов за свой счет, но в интересах организации. Аналитический учет на счете 71 ведется по каждому подотчетному лицу и сумме, выданной под отчет. Бухгалтерские проводки по счету 71 Если средства выданы в подотчет, проводка будет зависеть от формы выданных средств: наличная или безналичная. Так, если деньги выданы из кассы в подотчет, проводка будет такая: Дебет счета 71 - Кредит счета 50 «Касса» В случае же перечисления подотчетных средств на карту работнику, проводка будет иная: Дебет счета 71 - Кредит счета 51 «Расчетные счета» Соответственно, если сдан в кассу остаток подотчетных сумм, проводка должна быть отражена следующая: Дебет счета 50 - Кредит счета 71 Произведенные подотчетником расходы списываются с кредита счета 71 в дебет различных счетов в зависимости от вида расходов. Расчеты с подотчетными лицами не теряют своей актуальности. Документальное оформление таких расчетов и порядок отражения их в учете не претерпели каких-либо значительных изменений. Однако, как свидетельствует практика, в том числе судебная (Определение ВС РФ от 09.03.2016 № 302-КГ16-450), бухгалтеры по сей день допускают ошибки, приводящие к негативным последствиям для организации или подотчетных лиц. В статье рассмотрим основные моменты оформления и выдачи подотчетных сумм. Законодательная база При выдаче денег подотчет необходимо руководствоваться Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У . Пунктом 6.3 установлен следующий порядок действий: 1. Получить письменное заявление работника о выдаче ему денег на нужды предприятия в произвольной форме с обязательным указанием: суммы, которую надо выдать; срока, на который выдаются деньги; даты подписания заявления; визы руководителя организации о согласовании им выдачи денег и срока, на который они выдаются. Важно! С 19.08.2017 выдача денег подотчет может осуществляться без заявления сотрудника, а по приказу гендиректора (п. 6.3 Указаний № 3210-У). 2. Оформить расходный кассовый ордер (РКО) по форме КО-2 (0310002), соблюдая следующие процедуры (пп. 4.2, 4.3, 6, 6.2 Порядка): подписать РКО должен главбух или иное лицо, имеющее право подписи кассовых документов, но после подписания РКО работником и выдачи ему денег из кассы. Важно! Так как с июня 2019 года выдача денег подотчет возможна при наличии непогашенной подотчетником задолженности по ранее полученной сумме на аналогичные цели, инвентаризация расчетов с подотчетными лицами, а именно с подавшим заявление на выдачу ему суммы, не нужна. Способы выдачи наличных Традиционно подотчет выдаются наличные, но наиболее удобный на сегодняшний день способ — перечисление денег на банковскую карту. Такая возможность выдачи наличных обязательно должна быть предусмотрена Приказом предприятия. Для таких целей могут использоваться корпоративные карты, выпущенные банком на имя работников организации, или зарплатные карты. В данном случае в заявлении на выдачу денег, помимо указанной выше информации, необходимо указать реквизиты банковской карты. В платежном поручении в поле «Назначение платежа» указать, что перечисленные средства являются подотчетными (возможные формулировки: «Аванс на хозяйственные нужды», «Аванс на оплату командировочных расходов»). Правильно отчитаться по расходам Подтверждением использования полученных денег по назначению является авансовый отчет (форма АО-1 унифицированная, Постановление № 55, применяется организациями всех форм собственности, за исключением бюджетных учреждений), срок составления которого — не позднее трех рабочих дней после дня, в который истекает срок выдачи денег, указанный в заявлении, или дня выхода на работу. АО сотрудник предоставляет главбуху, бухгалтеру (если они отсутствуют, руководителю) с приложением документов, подтверждающих расходы. Скачать форму АО-1 вы можете в конце статьи. Сотрудники, получившие деньги на пластиковую карту, кроме подтверждающих расходы документов, должны приложить к АО подтверждение оплаты расходов банковской картой (реестр платежей или электронный журнал по счету карты). Проверка АО, его утверждение руководителем и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный руководителем (в Приказе организации). Окончательные расчеты Типичная ситуация — когда выданная сумма не совпадает с подтвержденными расходами по АО. Так, если работник потратил больше денег, чем выдано подотчет, в АО указывается перерасход. После утверждения АО руководителем организации перерасход выдается наличными по РКО или на банковскую карту. В последнем случае в поле «Назначение платежа» обязательно указать «Компенсация расходов по авансовому расчету № ___ от ____». Если работник потратил меньше, чем ему было выдано, в авансовом отчете отражается остаток, который надо вернуть предприятию в срок, указанный в заявлении о выдаче денег под отчет. Возврат денег также возможен в день выхода сотрудника на работу после командировки, отпуска или болезни, если срок, на который выданы деньги, истек в этот период. Если возврат осуществляется наличными, оформляется приходный кассовый ордер (ПКО), в котором: в строке «Сумма» указывается сумма, возвращаемая работником (рубли — прописью, копейки — цифрами); в строке «Основание» делается запись: «Возврат неиспользованных подотчетных денег»; в строке «Приложение» проставляются номер и дата АО. Если вернуть неиспользованные суммы решено на расчетный счет, в поле «Наименование платежа» необходимо сделать запись «возврат неиспользованных подотчетных сумм». Данная запись позволит избежать проблем с налоговыми органами и не включать полученные суммы в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, НДС и в доход при применении УСНО. Если при оформлении платежа сотрудник не указал, что перечисляемые деньги являются возвратом неиспользованной подотчетной суммы, лучше оформить это пояснительной запиской к платежу. Как отразить расчеты с подотчетными лицами (проводки) в учете При отражении в учете операций по выдаче денег подотчет используется счет 71 (расчеты с подотчетными лицами). Основные проводки приведены в таблице: Дата проводки Проводка Отражена операция дата выдачи денег Д-т 71 К-т 50, 51,55 выданы деньги Д-т 55 К-т 51, 52 перечислены деньги на корпоративную карту дата списания денег Д-т 73 К-т 55 списаны деньги со специального счета при отсутствии подтверждающих расходы документов дата утверждения АО Д-т 10 (08, 20, 26, 44) К-т 71 приняты к учету товары (работы, услуги) срок, установленный в Приказе Д-т 50, 51 К-т 71,73 от работника получен остаток неизрасходованных сумм Д-т 71 К-т 50, 51 работнику возвращен перерасход по авансовому отчету Д-т 94 К-т 71 отражены суммы, не возвращенные в установленный срок Д-т 70 К-т 94, 73 из зарплаты удержаны подотчетные суммы, не возвращенные в срок Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях осуществляются с учетом следующих особенностей, установленных Приказом Минфина РФ № 157н : деньги подотчет выдаются сотруднику на основании заявления, в котором должны быть указаны: назначение выплаты; калькуляция необходимых средств или объяснение величины аванса; срок, на который выдаются денежные средства; форма РКО (0310002) и авансового отчета (форма 0504505) утверждены Приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н . Итак, процедура оформления, выдачи, отчета и окончательного расчета, как и документы, используемые для осуществления операций с подотчетниками, остаются практически неизменны на протяжении многих лет. Последние новшества — возможность безналичных расчетов и отсутствие необходимости погашать ранее полученный долг для получения новых сумм подотчет. Основные правила, изложенные в статье, помогут вам вспомнить каждый шаг в случае возникновения необходимости в выдаче денег сотруднику на нужды предприятия. Соблюдение изложенных правил позволит исключить риск доначисления сотруднику НДФЛ, а организации — риск признания расходов экономически необоснованными. Требования к оформлению кассовых операций, в том числе и к выдаче подотчетных сумм, установлены указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У (далее — указание № 3210-У). Но в подотчет деньги можно выдавать не только из кассы. Подотчетники — это лица, получившие денежные средства от предприятия или ИП на определенные хозяйственные (целевые) нужды и обязанные в установленный срок отчитаться по расходованию таких средств (или вернуть их остаток, если не все средства потрачены). Подотчетными могут быть: лица, работающие на предприятии или у ИП на постоянной основе; совместители; лица, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера (п. 5 указания № 3210-У). Денежные средства предприятия в подотчет выдаются: в наличной форме: из кассы предприятия; в безналичной форме: на корпоративную карту предприятия, доступ к которой получило подотчетное лицо. Бухгалтерский учет подотчетных операций имеет широкий спектр возможных проводок. Наиболее часто используемые при расчетах с подотчетными лицами проводки представлены в таблице: Описание операции Первичные документы Выдача денег под отчет из кассы предприятия Расходный кассовый ордер 20, 23, 25, 26, 44 Списание затрат в расходы предприятия согласно представленному авансовому отчету Авансовый отчет, чеки, накладные, акты приемки-сдачи услуг или работ, другие документы, подтверждающие произведенные расходы 10, 15, 41, 07, 08, 11 Оприходованы матценности на основании авансового отчета Товарные чеки, кассовые чеки, накладные, иные документы, подтверждающие материальные расходы подотчетного лица Средства, направленные на устранение брака производства или гарантийное (пост-гарантийное) обслуживание Договор о гарантийном обслуживании, гарантийный талон, акт выполненных работ, чек, иные документы Оплата налоговых платежей через подотчетное лицо Чеки, квитанции об оплате, банковские платежные документы Отражение прочих расходов предприятия, оплаченных подотчетным лицом Первичные документы, подтверждающие расходы Возврат неиспользованных подотчетником средств в кассу предприятия Приходный кассовый ордер, авансовый отчет с расчетом суммы остатка средств, подлежащих возврату в кассу Как правильно оформить приходный или расходный кассовый ордер, можно узнать из статей: «Как заполняется приходный кассовый ордер (ПКО)?» ; «Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)?» . Примеры с проводками по расчетам с подотчетными лицами Пример 1 . Получение денег под отчет на приобретение ТМЦ: Дата Счета Сумма, руб. Описание операции Первичные документы 21.09.2019 Выданы наличные средства под отчет Иванову И. И. на приобретение автомобильного масла Заявление Иванова И. И., РКО № 253 от 21.09.2019 22.09.2019 Получено на склад масло автомобильное «МОБИЛ» от Иванова И. И. Авансовый отчет, товарный чек, кассовый чек на 1 500 руб. Пример 2 Проводки с подотчетными лицами , направленными командировку. Дата Счета Сумма, руб. Описание операции Первичные документы 12.09.2019 Выданы наличные средства под отчет Иванову И. И., направленному в командировку Приказ о направлении в командировку, РКО № 243 от 12.09.2019 15.09.2019 Отражены расходы на командировку Иванова И. И. (менеджера по продажам) в коммерческих расходах предприятия Авансовый отчет (чек из гостиницы на 1 500 руб., суточные на 1 000 руб.), приказ об установлении суммы суточных расходов 15.09.2019 Возврат Ивановым И. И. неиспользованных подотчетных средств в кассу ПКО № 214 от 15.09.2019 См. также: «Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?» ; «Подотчетное лицо потеряло кассовый чек - что делать» . Итоги В настоящей статье приведены чаще всего встречающиеся проводки по учету расчетов с подотчетными лицами. Главным нормативным документом, регулирующим правила оформления выдачи и возврата подотчетных средств через кассу, является указание ЦБ РФ № 3210-У. При иных вариантах выдачи средств подотчетным лицам необходимо руководствоваться положениями закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, российскими бухгалтерскими стандартами, внутренними распорядительными документами предприятия.