Приобретение бсо. Когда заполняется бланк БСО. Что делать, если БСО испорчен

Книга учета бланков строгой отчетности - это обязательный регистр для всех организаций, ведущих бухгалтерский учет.

Утвержденная форма книги носит официально название — Книга по учету документов строгой отчетности. Организации и индивидуальные предприниматели применяют ее, когда речь идет о БСО. Однако, если попробуем найти форму данного регистра, утвержденную к применению, то обнаружим следующее:

форма ОКУД 0504045, утв. приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н;
форма ОКУД 0504819, утв. протоколом заседания ГМЭК от 29.06.2001 N 4/63-2001.

Вот и получается, что фактически все коммерческие организации и индивидуальные предприниматели применяют не Книгу учета бланков строгой отчетности, а Книгу по учету документов строгой отчетности.

Возникает вопрос, а обязательны ли к применению решения Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам. Оказывается, да. Это разъясняет Минфин в письме от 10 января 2014 г. N 03-01-15/203.

Давайте разберемся, что такое бланки строгой отчетности: как вести учет БСО?

Учет БСО

Итак, ваша организация или ИП осуществляет вид деятельности, при котором, получая наличные денежные средства от населения, разрешается использовать и вести учет бланков строгой отчетности в бухгалтерии, например:

изготовление ключей;
шиномонтаж;
химчистка;
ветеринарные услуги;
и прочее.

БСО можно печатать самостоятельно, если имеется автоматизированная система, защищенная от несанкционированного доступа. Как вариант - доработка кассового аппарата, но без регистрации в налоговой, - приобрести в типографиях. Как ведут учет таких подотчетных документов в этом конкретном случае? У хозяйствующего субъекта возникает обязанность иметь журнал учета бланков строгой отчетности, образец заполнения которого вы найдете ниже. (п.13 постановление Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники»).

Как ведут учет бланков строгой отчетности

359-е постановление (ведение книги учетов бланков строгой отчетности регулируется этим нормативным актом) определяет требования к ведению книги. Обязательными являются такие:

листы прошнуровать;
пронумеровать;
подставить подпись руководителя и главбуха;
скрепить печатью или штампом.

Рассмотрим шаблон заполнения книги, учитывая главную задачу: обеспечить учет в разрезе наименований, серий и номеров БСО. Для этого определим обязательные для заполнения поля и графы:

Наименование формы - например, Квитанция БО-3, Наряд-заказ БО-1.
Дата движения, число,месяц, год - это дата получения из типографии, дата передачи лицу, ответственному за прием денег от населения.
От кого получено или кому отпущено - указываем наименование типографии при получении, а при отпуске ФИО, ответственного лица.
Основание (наименование документа, номер, дата) - при получении квитанций это может быть акт приемки, приходный ордер М-4, при отпуске - требование-накладная, акт, расписка - в зависимости от установленного графика документооборота.
Приход, Расход (количество, серия и номер бланка, сумма) - в данных графах необязательно переписывать все номера и серии полученных распечатанных квитанций, достаточно указать, например, 10шт серия АК №№980500-980509 30 руб.00 коп.
Остаток (количество, сумма) - определяется после каждого поступления или отпуска бланков = Остаток до начала движения + Приход-Расход.

Книга учета бланков строгой отчетности: образец заполнения

Образец заполнения листа:

Образец заполнения заднего листа (журнал должен быть прошит и пронумерован):

Не забудьте о важных нюансах:

с работником, осуществляющим контроль БСО, нужно обязательно заключить письменный договор о полной материальной ответственности в соответствии со ст. 244 Трудового кодекса РФ (п.14 Постановления №359);
образовать комиссию для приема БСО (п.15 Постановления №359);
приемку бланков производить в день поступления их из типографии (п.15 Постановления №359);
составить акт приемки документов и утвердить его у руководителя(п.15 Постановления №359).

Административная ответственность

Что случится, если форма 0504045 (книга учета БСО) будет отсутствовать в организации? Ответ на этот вопрос есть в статье 14.5 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях . Итак, неправильный контроль за БСО и непредставление книги по запросу ИФНС грозит:

должностным лицам предупреждением или штрафом в размере от 1,5 тысяч до 3 тысяч рублей;
юридическим лицам предупреждением или штрафом в размере от 5 тысяч до 10 тысяч рублей.

Таким образом, каждая организация и индивидуальный предприниматель может самостоятельно решить, что ей выгоднее: книга учета бланков строгой отчетности, купить которую можно в любой типографии, или штраф при каждом запросе из ФНС.

Отечественные компании и ИП, которые предоставляют услуги населению, в процессе ведения своей деятельности могут применять бланки строгой отчетности, сокращенно – БСО, в качестве замены кассовым чекам. Но что именно представляют собой бланки строгой отчетности, какие документы к ним относятся? Расскажем о формах и видах БСО, правилах их учета и хранения.

Правовая основа

Право организаций и коммерсантов использовать в своей деятельности бланки строгой отчетности зафиксировано в Федеральном законе от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ. Он посвящен применению кассовой техники при наличных платежах и расчетах картами.

Важные уточнения к этому закону также есть в постановлении Правительства РФ от 06 мая 2008 г. № 359.

Кроме того, ознакомиться с видами услуг населению, при которых разрешено выписывать БСО, можно с помощью Общероссийского классификатора услуг населению ОК 002-93 (ОКУН). Он принят постановлением Госстандарта РФ от 28.06.1993 г. № 163.

Что есть БСО

Документ строгой отчетности – это официальная бумага, которую можно выписывать клиенту вместо кассового чека при получении платы за услуги.

Имейте в виду: БСО применяют при оплате гражданами выполненных именно для них работ и услуг организацией либо ИП. Денежные расчеты фирм (ИП) между собой оформлять выпиской строгой отчетности запрещено.

Единой установленной формы для бланков строгой отчетности, в целом, не предусмотрено. Ведь в каждой сфере бизнеса существуют свои нюансы, предполагающие необходимость в БСО определенного вида, отличного от других. А по закону, документы строгой отчетности можно применять при оказании любого вида услуг гражданам. Чаще всего, в их роли выступают квитанции о предоставлении услуг.

Пожалуй, единственный общий элемент для всех форм бланков – это наличие основной части. Она предназначена для передачи клиенту. И корешка (либо копии), который остается в организации или у ИП.

Строгую отчетность изготавливают путем заказа в типографии нужного числа экземпляров. Более того, на каждом документе должны быть реквизиты типографии и данные о заказе. В том числе – номер и тираж заказа, год его выполнения.

Обязательные формы бланков

Однако существует несколько видов деятельности, предполагающих применение бланков строгой отчетности именно по форме, утвержденной законодательством на федеральном уровне. В таких случаях единая форма БСО обязательна для всех фирм и ИП, работающих в этих отраслях на территории страны. К таким видам деятельности отнесены туризм, страхование, перевозки пассажиров и некоторые другие.

Так, к утвержденным законом формам БСО можно отнести:

документы для междугородних перевозок пассажиров, в том числе авиа- и ж/д билеты;
пассажирские билеты при перевозках другими видами общественного транспорта;
квитанции на провоз багажа и ручной клади пассажира;
туристические и экскурсионные продукты;
квитанции о принятии на сохранение, выдаваемые ломбардами;
билеты и абонементы в театры и кино.

Минимальные реквизиты

А бизнес, предоставляющий услуги населению в других сферах, может самостоятельно придумать форму документа строгой отчетности, необходимую ему для сделок с гражданами.

Учтите, что при разработке собственных БСО необходимо соблюдать следующие требования:

указать названию, серию и номер документа;
для юрлица – название и юридическую форму организации бизнеса, для ИП – фамилию, имя и отчество;
контакты исполнительного органа компании;
ИНН исполнителя услуг;
название предоставляемой услуги;
цену услуги;
сумму оплаты наличными или банковской картой цифрами и прописью;
дату оформления документа и проведения расчета;
должность, Ф.И.О. и подпись полномочного лица, которое оформило бланк, с заверением печатью (если организация или ИП имеют их и используют в работе);
другие сведения, которые продавец считает нужным указать для уточнения специфики услуги.

После выбора формы документа организация или ИП должны утвердить ее в своей учетной политике. При этом регистрировать формы БСО в налоговых или финансовых органах закон не требует.

Определяем принадлежность к строгой отчетности

Иногда бухгалтеру фирмы или индивидуальному предпринимателю бывает сложно определить, какой документ отнести к БСО. Например, часто возникает затруднение – является ли товарный чек строгой отчетностью? Такие же вопросы возникают и в отношении приходных кассовых ордеров.

Между тем, нужно четко знать, какие именно виды документов государство причисляет к БСО. От этого во многом будет зависеть правильность ведения учета. Так, товарные чеки и «приходники» не считаются бланками строгой отчетности. Если приходные ордера еще имеют общий единый стандарт, то товарные чеки обычно выписывают в произвольном виде. А, вот, трудовые книжки, закон однозначно причисляет к БСО со всеми вытекающими последствиями.

Учет документов строгой отчетности

БСО, отпечатанные в типографии, передают на ответственное хранение уполномоченному работнику. Он отражает их движение в специальной книге учета бланков строгой отчетности. Этот регистр можно вести в любой выбранной работником форме. При этом он регулярно подлежит проверке и инвентаризации.

В приведенной ниже статье будет представлена подробная расшифровка БСО. Все организации, в том числе и индивидуальные предприниматели, осуществляющие операции с наличными средствами или расчеты при помощи банковских карт, должны владеть контрольно-кассовой техникой (ККТ).

Но разрешается не пользоваться ККТ при выполнении некоторых операций. В этом случае, при осуществлении денежных наличных расчетов с населением должны выдаваться соответствующие бланки строгой отчетности

Нужно понимать, что ФЗ предусматривает оказание услуг и продажу товаров именно физическим лицам. Иными словами, если заключается договор между ИП и юридическим лицом, который предусматривает оплату наличными деньгами, ККТ в таком случае обязательна.

Правительством РФ установлен порядок учета, хранения и утилизации бланков в случае проведения расчетов с их помощью.

Вид деятельности предпринимателя определяет и количество БСО, которые он должен применять в своей работе. Чаще всего это оказание определенных услуг. Предприниматель может заниматься транспортными, жилищно-коммунальными, бытовыми, туристическими услугами, у них может быть правовой характер, также ИП может трудиться в сфере образования, общественного питания и торговли. Бланки используются только при расчетах с физлицами лицами и индивидуальными предпринимателями. При взаимодействии с организациями кассовый аппарат обязателен, а вот БСО не применяется.

Виды БСО

Что такое БСО? По значимости и бухгалтерскому учету являются кассовым чеками:

квитанции (например, квитанции ателье);
билеты (железнодорожные, авиабилеты, театральные, концертные);
проездные;
талоны (на питание);
путевки (санаторные, на отдых);
абонементы (в фитнесс-залы, посещение косметических кабинетов).

Все формы утверждаются Минфином РФ. Бланки строгой отчетности также можно предлагать на рассмотрение путем подачи обращения.

Что указать в обращении?

В нем должно быть указано:

подробное описание бланка;
печатный эскиз;
предложения по защите бланка от подделок;
образец заполненного бланка с инструкцией;
перечень услуг, для которых может применяться этот бланк.

Все утвержденные формы могут использоваться всеми организациями. Сюда же относят и индивидуальных предпринимателей, которые оказывают услуги по согласованным бланкам. Перечень БСО для ИП индивидуален, в зависимости от вида деятельности.

А вот в случае, когда бланки не утверждены для каких-либо видов деятельности, для расчетов должна использоваться кассовая техника.

Сроки действия БСО, которые утверждены Минфином, устанавливаются этим же ведомством. Определенные сроки могут быть продлены, но при условии, что бланк будет действовать на момент обращения.

Если образцы разработаны, но еще не вступили в действие, то работать следует по старым. Что такое БСО, знают далеко не все.

Обязательные пункты в бланках строгой отчетности

Утверждены следующие реквизиты в БСО:

сведения о том, кем и когда был утвержден бланк;
наименование бланка, серия и шестизначный номер;
код формы бланков строгой отчетности по ОКУД;
наименование предприятия или индивидуального предпринимателя, выдавшего бланк;
ИНН юр. лица или ИП;
виды оказываемых услуг;
количественная единица измерения услуг;
общая цена услуг в рублевом выражении;
дата расчета;
должность, Ф. И. О. лица, уполномоченного на совершение операции;
место личной подписи;
штамп организации или ИП для БСО.

Реквизиты билетов

Для билетов установлены менее строгие правила. В них должно быть прописано не так много реквизитов, которые являются обязательными. Безоговорочно в нем должны присутствовать: наименование, серия, 6-значный номер, код бланка по ОКУД, наименование организации или ИП, выдавшего бланк, вид услуги или транспорта, стоимость в денежном выражении.

Отмечено, что бланки строгой отчетности должны быть изготовлены типографическим способом, т. к. на них обязательно должно быть название изготовителя бланка, ИНН, адрес. Также в обязательном порядке проставляются тираж, номер заказа, год исполнения. Хотя в Положении № 171 прямого указания к этому пункту нет.

Рассмотрим, что такое БСО и как их изготавливают.

Выпуск защищенных БСО

Что касается процесса производства бланков строгой отчетности, то они могут изготавливаться обычным типографским способом. Лицензированию подлежат только защищенные от подделок БСО. Что это значит?

Защищенная полиграфическая продукция - это бумажная продукция, в том числе ценные бумаги, которые должны быть защищены нормативно-правовыми актами президента РФ, правительства РФ, постановлениями органов местного самоуправления, коллегиальными решениями лиц, сделанная с использованием типографических, голографических, микропроцессорных, информационных и иных способов защиты бумажной продукции, предотвращающих подделку таких бланков строгой отчетности.

БСО, изготовленные с различными степенями защиты, должны выпускаться только на полиграфических предприятиях или, возможно, на любых других предприятиях, имеющих лицензию Минфина РФ и соблюдающих соответствующие технические требования.

Производство бланков строгой отчетности, не защищенных от подделок

Деятельность по торговле такими бланками в соответствии с ФЗ № 128-ФЗ обязательной лицензии не требует. Бланки строгой отчетности - это продукция полиграфической отрасли. Поэтому серия и нумерация проставляются соответствующим способом.

Производство защищенной бумажной продукции - это полный цикл полиграфических работ, поэтому изготовление на других предприятиях подобной продукции не допускается. Более того, продажу защищенной документации может осуществлять только изготовитель без каких-либо посредников для заказчика или его представителя.

Самостоятельное изготовление подобных бланков строгой отчетности с помощью известной компьютерной техники противоречит законодательным актам. Поэтому БСО с обязательными защитными составляющими допускаются к изготовлению только на полиграфических предприятиях, имеющих соответствующую лицензию. При этом серию бланкам самостоятельно присваивает юридическое лицо или индивидуальный предприниматель при оформлении заказа на изготовление бланк строгой отчетности (БСО) в типографии. А как насчет других данных? Номер же внутри соответствующей серии конкретного очередного бланка проставляется типографией.

При изготовлении допускается вносить изменения в документацию, которые касаются расширения или сужения некоторых граф с учетом внесения в них реквизитов.

Заполнение документов

Рассмотрим правильное применение БСО.

Бланк строгой отчетности обязателен к заполнению под копирку с не менее чем 1 копией. Также допускается наличие отрывных частей. Должны быть заполнены абсолютно все пункты, содержащиеся в бланке. Если по каким-либо причинам у юридического лица или ИП отсутствуют те или иные сведения, проставляется прочерк в соответствующей строке.

БСО должны заполняться четко, грамотно и разборчиво. Применение копировальной или самокопировальной бумаги обязательно, если в бланке не предусмотрено отрывной части. Исправления, подчистки, поправки при заполнении документов категорически не допускаются.

Учет испорченных бланков

Ранее отмечалось, что все бланки строгой отчетности пронумеровываются в полиграфической организации. Поэтому все испорченные или с ошибками в заполнении бумаги должны быть сохранены, обязательно перечеркнуты и приложены к отчетности за прошедший рабочий день, в котором их использовали.

Бланк - это первичным бухгалтерским документом только со всеми заполненными строками, со всеми реквизитами, подписанный указанным в нем должностным лицом. Иными словами, он должен иметь юридическую силу. Исключение - билеты за проезд в городском транспорте любого вида общего пользования. Чек в таких случаях можно не использовать. К нему приравниваются БСО с нумерацией.

Учет

Учет бланков обязано вести юридическое лицо и ИП по наименованию, номеру и серии документа. С этой целью открывается специальная книга по аналогии с кассовой. Называется она «Журнал учета БСО». Листы должны быть прошнурованы, пронумерованы, скреплены печатью, подписаны всеми главными лицами юридического лица или ИП. Форму книги обычно разрабатывают самостоятельно и закрепляют в учетной политике организации, так как унифицированной формы такой книги нет.

Что такое БСО в бухгалтерии?

Отражение в бухгалтерском и налоговом учете

На то, чтобы осуществить какую-либо услугу, организации или индивидуальному предпринимателю потребуется сделать некоторые затраты. Так вот, на эти же расходы и приходится приобретение бланков строгой отчетности. Пример приведем ниже.

В бухгалтерии эти затраты отражают в ПБУ 10/99. Их относят на расходы по обычным видам деятельности.

У забалансового счета 006 «Бланки строгой отчетности» в Плане счетов специальное предназначение - учет всей информации о наличии и движении БСО, выдаваемых под отчет или находящихся на хранении.

Все бланки, в том числе приобретенные подотчетными лицами, отражаются в оценке, например, 1 руб., которая является условной, по дебету счета 006. Это дает возможность учитывать их все, вплоть до последнего, находящегося на хранении. Точно также списание идет в условной единице, к примеру 1 рубль. Отражают эту операцию на забалансовом счете 006. Обязательно предоставление документов об использованных или испорченных бланках. Весь учет и перемещение ведут по каждому из них и по каждому месту хранения.

Налоговая база по налогу на прибыль уменьшается соразмерно расходам юридических лиц на приобретение бланков строгой отчетности. Также нужно учитывать, что суммы, потраченные на покупку БСО, должны быть сразу отнесены на расходы, не дожидаясь их постепенного использования.

По индивидуальным предпринимателям существует налоговый вычет, и он равен сумме расходов, понесенных при приобретении бланков.

Хранение и списание БСО

Хранение, получение, выдача бланков строгой отчетности должно возлагаться на работника юридического лица или ИП, с которым необходимо заключать договор, согласно нормативно-правовому законодательству Российской Федерации. Обычно это соглашение о материальной ответственности. Полностью весь учет возлагается на материальное лицо по договору. На кассире остаются обязанности по выдаче бланков строгой отчетности. Это касается и их приема, хранения.

В день поступления бланков строгой отчетности руководитель организации или индивидуальный предприниматель должен назначить своим приказом комиссию по приемке БСО, а ответственный по договору работник должен их принять. Задача всех членов комиссии - проверить, насколько соответствует фактическое количество бланков строгой отчетности, их серии и номерам внутри серий. Сверить данные приемки с данными в документах изготовителя. После приемки коллегиально составляют акт, утверждаемый и подписываемый руководителем или ИП. Затем на основании этого акта лицо, ответственное за бланки по договору о материальной ответственности, ставит на учет принятые бланки.

Обеспечение сохранности

На предприятиях у индивидуального предпринимателя для работника, у которого имеется ответственность за хранение, приемку и выдачу бланков строгой отчетности, непременно должны быть созданы максимально возможные условия для обеспечения сохранности бланков. Обычно специально для этих целей закупаются особые металлические шкафы и (или) сейфы, в которых они хранятся. При этом ключи находятся у материально ответственного за бланки лица и у главного бухгалтера.

В некоторых случаях есть и специально оборудованные помещения. Здесь бланки хранятся в больших количествах, и сейфов недостаточно. Соблюдаются и другие правила. Если бланки хранятся в сейфах или металлических шкафах, то они должны быть опечатаны в конце рабочего дня. Если же выделены специальные помещения, то они должны быть еще и опломбированы.

При проведении строго по графику контроля за использованием бланков по назначению, в первую очередь проверяют наличие копий (через копировальную бумагу) и корешков бланков. Также обращают внимание на отсутствие исправлений и подчисток. Комиссионно проверяют, чтобы суммы, указанные в копиях и корешках, строго соответствовали суммам, учтенным в реестрах и ведомостях, которые сдают в бухгалтерию организации или передают бухгалтеру индивидуального предпринимателя.

Стоит отметить, что нельзя возложить контролирование использования бланков строгой отчетности на лиц, которые выдают эти бланки. Исключение - ответственное лицо: индивидуальный предприниматель, главный бухгалтер или директор организации.

Сроки хранения

5 лет - таков срок хранения корешков и копий использованных бланков. Здесь также есть свои нюансы. Перед сдачей в архив на хранение все корешки от бланков хорошо упаковывают в мешки, которые впоследствии опечатывают. По истечении месяца (минимальный срок хранения), но обязательно должна предшествовать инвентаризация, корешки от бланков и сами бланки уничтожаются. Документация списывается на основании акта о списании (уничтожении) бланков с истекшим сроком хранения. Акт составляется и подписывается комиссией. Точно также в неиспользованном виде уничтожаются некомплектные бланки или те, что уже испорчены.

Итак, что такое БСО? Это документ, который выписывается, если организации или индивидуальному предпринимателю разрешается не использовать контрольно-кассовую технику. Он может быть как в обычном виде, так и в защищенном. Учитывается на 006 забалансовом счете. Для учета и хранения по договору назначается лицо. Оно будет являться материально ответственным. Ведется строгий учет и списание в установленном коллегиальном порядке всех бланков строгой отчетности.

И БСО, и ККТ применяются при работе с наличными деньгами или пластиковыми картами. Так в чём же разница между ними? Когда возможно применять БСО? От чего зависит использование ККТ? Какие основные требования предъявляет закон к БСО и ККТ? Ответы на эти и другие вопросы в нашей статье.

БСО или ККТ?

Регулирует случаи применения ККТ Федеральный закон № 54-ФЗ от 22.05.2003 (далее в статье - Закон), а БСО - Постановление № 359 от 6.05.2008 (далее - Постановление). Возможность применения БСО определяет вид деятельности предпринимателя. Он должен быть связан с оказанием услуг населению. К ним относятся транспортные, жилищно-коммунальные, бытовые, туристические, а также услуги связи, правового характера, в системе образования, общественного питания и торговли. Полный перечень услуг можно найти в ОК 002-93. Использование бланков разрешено только при расчётах с физическими лицами. К их числу также относятся индивидуальные предприниматели. При работе с организациями ККТ обязательна, а вот БСО применять запрещено.

Если хотите узнать, как правильно вести учет БСО, переходите по ссылке:

Очень часто возникает вопрос, можно ли использовать БСО при ЕНВД или УСН? Да, конечно. Применение бланков никак не связано с системой налогообложения. Но стоит сразу оговориться, что и в этих случаях деятельность предпринимателя должна быть связана с оказанием услуг. При продаже товаров оформлять БСО не допускается. очень удобно. Особенно, если оказываемые услуги подразумевают постоянные переезды, когда работа предпринимателя не привязана к определённому месту.

Обязанность применения ККТ лежит на всех ИП, которые зарегистрированы на территории России. Но и из этого правила есть несколько исключений. Так, например, при оказании услуг физическим лицам предприниматель вправе не применять ККТ (при условии выдачи БСО). В статье 346.26 НК РФ (пункт 2) указан перечень видов деятельности для индивидуальных предпринимателей на ЕНВД, при которых использование ККТ не нужно. Вот некоторые из них:

бытовые услуг (ОК 002-93);
техобслуживание и/или ремонт, мойка автомобилей;
ветеринарные услуги;
грузоперевозки (если в распоряжении предпринимателя не более 20 автомашин);
пассажирские перевозки (также не более 20 транспортных средств для оказания подобной услуги);
розничная торговля на площади не более 150 кв.м.

Индивидуальный предприниматель, находящийся на патенте и непопадающий под действие Закона (пунктов 2, 3), освобождается от обязанности использования ККТ, при условии, что он занимается предусмотренным для данной системы видом деятельности. Предполагается оформление БСО. Также нет необходимости применять контрольно-кассовую технику, если осуществляется перечисленная в пункте 3 Закона деятельность. Ниже дан краткий перечень:

продажа газетно-журнальной продукции через соответствующие киоски (при условии, что доля газет и журналов должна превышать 50%);
осуществление торговли в выставочных комплексах, на ярмарках, рынках и подобных территориях, предназначенных для этого;
мелкорозничная торговля (в том числе разносная);
торговля в розлив безалкогольными напитками и мороженым.

Если ИП осуществляет деятельность в труднодоступных местах, указанных в утверждённом региональными органами власти перечне, то обязанность осуществления наличных расчётов при помощи ККТ с него снимается. Требуется только оформлять бланки строгой отчётности. Таким образом, получаем, что в работе индивидуального предпринимателя важно правильно не только фиксировать получаемые наличные средства, но и выдавать на руки покупателям или клиентам верные документы. Кассовый чек и бланк строгой отчётности - два документа для законного подтверждения получения оплаты за услугу наличными деньгами или пластиковой картой.

Законодательством установлены утверждённые формы бланков для некоторых видов деятельности. К ним относятся туризм, ветуслуги, страхование, услуги бюджетных организаций и ломбардов. Индивидуальному предпринимателю достаточно выбрать один из установленных бланков. Если вид деятельности не связан с перечисленными выше, то разработать бланк можно самостоятельно. За основу взять утверждённую форму и внести в неё изменения, которые отразят предоставляемые конкретным предпринимателем услуги. В числе обязательных реквизитов бланка:

наименование (например, путёвка, квитанция на оплату, абонемент);
серия и номер (шестизначный);
Ф.И.О. индивидуального предпринимателя;
ИНН, номер свидетельства о регистрации;
вид услуги и её стоимость;
сумма оплаты;
дата составления БСО и, соответственно, дата расчёта;
Ф.И.О., должность, подпись лица, получившего наличные средства;
данные о типографии (наименование, ИНН, адрес);
данные о тираже, годе изготовления БСО и номере заказа в типографии.

В Постановлении прописаны возможные способы изготовления бланков. Их два. Первый заключается в заказе в типографии. Каждый бланк должен содержать наименование типографии-изготовителя, тираж, количество экземпляров и год. Очень важным является наличие серии и номера, которые должны быть уникальными. При необходимости на бланки можно нанести защитные знаки - водяные и голограмму. В типографии можно заказать бланки строгой отчётности для ИП, учитывая вид его деятельности.

Второй способ допускает создание БСО при помощи автоматизированных систем, к которым применяется ряд требований. К ним относятся: предотвращение несанкционированного доступа, возможность сохранения всех данных в течение пяти лет, обеспечение уникального номера (серии) при заполнении и выпуске бланков. Можно встретить рекомендации об изготовлении бланков на компьютере с последующей распечаткой на домашнем принтере. Делать это крайне нежелательно.

БСО является важным документом, который подлежит учёту. При оформлении бланка следует писать разборчивым почерком и внимательно вносить данные. В случае допущения ошибки, перечеркнуть бланк и прикрепить в книге учёта к соответствующему дню. При оформлении бланка заполняется одна или несколько копий, или используются формы с отрывной частью. Выданные бланки фиксируются . Правила, применяемые к оформлению книги, указаны в Положении (пп. 16 - 19). Ей необходимо прошить, пронумеровать и заверить подписью и печатью (при наличии) индивидуального предпринимателя. Срок хранения бланков равен пяти годам. Ответственность за сохранность документации в течение всего периода ложиться на предпринимателя. Бланки должны находиться в защищённом от несанкционированного доступа месте (сейфы, железные ящики и т.п.). Ниже представлен образец книги учёта БСО.

Приём и передача БСО оформляются соответствующим актом. С ответственным за работу с бланками лицом заключается договор о материальной ответственности. Как минимум, раз в месяц проводят инвентаризацию. Утилизировать БСО можно по истечении пятилетнего срока и не ранее, чем через месяц после последней инвентаризации.

Требования к ККТ

Условия работы с контрольно-кассовой техникой не менее сложные. Важными моментами являются регистрация в налоговой инспекции и последующее платное техобслуживание в процессе всего периода работы. Применяемый кассовый аппарат должен иметь фискальную память. Стоит иметь в виду, что каждый год обновляется список разрешённых для использования моделей. А с января 2014 был принят новый знак «Сервисное обслуживание», который в обязательном порядке должен присутствовать на кассовом аппарате.

При выборе кассового аппарата покупайте только модели, утверждённые в Государственном реестре на текущий год.

Регистрация ККТ длится пять дней. Проходит она в налоговой инспекции. Подаётся заявление на регистрацию и другие необходимые документы (точный перечень нужно узнавать в налоговой). Порядок утверждён в Постановлении № 470 от 23 июля 2007. После оформления выдаётся карточка о регистрации.

Нарушения порядка работы с ККТ наказывается предупреждением или штрафом. В соответствии со ст. 14.5 КоАП к индивидуальному предпринимателю могут быть применены следующие меры. За использование неисправной техники выносится предупреждению или взыскивается штраф в размере от трёх до четырёх тысяч рублей. За отказ выдать кассовый чек или БСО покупателю (клиенту) сумма также составляет трёх до четырёх тысяч рублей. В соответствии с кодексом (КоАП) индивидуальные предприниматели несут ответственность как должностные лица.

При выборе вида деятельности индивидуальному предпринимателю следует знать, какой документ необходимо выдавать клиенту для подтверждения принятых наличных средств за оказанную услугу. При соблюдении установленных требований к бланкам или кассовым чекам можно значительно облегчить работу, и, конечно же, избежать денежных взысканий со стороны налоговой. Судить о том, что лучше БСО или ККТ, нет смысла. Ведь удобство применения зависит от конкретной ситуации и вида деятельности индивидуального предпринимателя.

Видео - «Бланки строгой отчетности»

Бланк строгой отчетности для ООО может быть одним из важнейших документов при расчетах с клиентами по оказываемым услугам. В чем заключаются особенности заполнения соответствующего бланка хозяйственными обществами?

Какая должна использоваться форма бланка строгой отчетности для ООО?

Для предприятий в любых правовых формах, будь то ООО, АО или ИП, установлены одни и те же правила, касающиеся использования бланков строгой отчетности (БСО). Специфика современного правового регулирования оборота БСО заключается в том, что сейчас в РФ предусмотрено 3 разновидности бланков:

Бумажные, изготавливаемые в типографиях. Использование данных БСО регулируется нормами постановления Правительства РФ от 06.05.2008 № 359.
Формируемые с помощью автоматизированных систем, не являющихся контрольно-кассовой техникой. На данные бланки также распространяются положения постановления № 359.
Формируемые с помощью автоматизированных систем, являющихся контрольно-кассовой техникой. Правила оформления этих бланков регулируются положениями закона «О контрольно-кассовой технике» от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

БСО всеми хозяйствующими субъектами выдается только при оказании услуг населению (ст. 1.1 закона № 54-ФЗ, п. 1 постановления Правительства № 359).

ВАЖНО! До 01.07.2018 хозяйствующими субъектами могут использоваться все три указанных типа бланков. После предполагается применение только тех, что отмечены в последнем пункте вышеприведенного перечня.

Изучим, какие реквизиты должны присутствовать в бланках каждого типа.

БСО по постановлению № 359: реквизиты

Что касается «традиционных» бланков (применение которых регулируется постановлением № 359), то в случае, если компетентными федеральными органами власти не установлены конкретные (отраслевые) форматы БСО, хозобщество вправе задействовать бланки БСО, разработанные самостоятельно. Данные бланки должны содержать следующие реквизиты (п. 3 постановления Правительства РФ от 06.05.2008 № 359):

название документа, номер и серию;
название фирмы-поставщика услуг;
адрес, ИНН фирмы;
вид оказываемой услуги, ее стоимость;
величину оплаты за оказанную услугу;
дату принятия платежа и составления бланка;
Ф. И. О. и должность ответственного сотрудника фирмы, его подпись;
печать хозяйственного общества — если она используется.

БСО по постановлению № 359: нюансы заполнения

Главные критерии качественного заполнения бумажного БСО:

четкость, разборчивость внесенных данных;
отсутствие исправлений (о том, что делать, если они есть, — расскажем чуть позже).

Чаще всего традиционный БСО в процессе хозяйственной деятельности предприятия заполняется по следующему алгоритму:

1. Осуществляется заполнение всех реквизитов БСО непосредственно перед осуществлением расчетов с клиентом (вручную — если заполняется бумажный бланк, или на компьютере — если используется автоматизированная система).

2. Осуществляется получение денежных средств от клиента наличными или проведение платежа по карте.

3. Производится выдача клиенту копии или отрывной части бланка — если документ типографский, распечатанной части — если бланк сформирован с помощью автоматизированной системы.

4. Осуществляется передача корешков бумажных БСО в бухгалтерию в конце смены (как правило, вместе с выручкой за рабочий день).

Рассматриваемый БСО имеют право заполнять только те сотрудники, с которыми работодатель заключил соглашение о материальной ответственности (п. 14 постановления № 359).

Если при заполнении БСО была допущена ошибка — его необходимо перечеркнуть и приложить к Книге учета за день, в котором БСО заполнялся (п. 10 постановления № 359). Испорченный бланк должен храниться в архиве бухгалтерии в течение 5 лет наряду с заполненными БСО — в виде копий или корешков (п. 19 постановления № 359).

Учет БСО в ООО: традиционные бланки

Учет традиционных БСО в хозяйственном обществе включает 3 типа основных процедур:

1. Отражение сведений о бланках в специальной Книге учета.

2. Организацию хранения, выдачи БСО работникам, приема соответствующих документов от них, приемку бланков из типографии.

3. Отражение операций с бланками в регистрах бухгалтерского учета.

БСО с 01.07.2018: реквизиты

В обновленных БСО (тех, правила оформления которых регулируются законом № 54-ФЗ) перечень реквизитов существенно шире, чем в традиционных бланках. На них должны фиксироваться:

наименование документа;
порядковый номер БСО за смену;
дата, время, место расчетов с клиентом;
название фирмы-поставщика услуг, ее ИНН;
сведения о системе налогообложения, применяемой поставщиком услуг;
признак расчета (приход, возврат, расход денежных средств);
название оказываемых услуг, если возможно — их количество и состав, цена с учетом скидок и наценок;
общая сумма счета клиенту с отражением сведений об НДС;
способ расчета — наличными или электронными средствами;
Ф. И. О. и должность сотрудника фирмы-поставщика услуг, принявшего оплату;
регистрационный номер ККТ;
заводской номер фискального накопителя;
фискальный признак;
адрес веб-страницы, на которой можно протестировать подлинность фискального признака;
номер телефона или e-mail клиента, если БСО отправляется ему в электронном виде;
e-mail фирмы-поставщика услуг, отправившей БСО своему клиенту в электронном виде;
порядковый номер фискального документа;
номер рабочей смены;
фискальный признак для сообщения по бланку, сведения о котором фиксируются в накопителе ККТ или передаются оператору.

Алгоритм заполнения нового БСО в целом соответствует рассмотренному выше. Однако особенность БСО, формируемых с помощью автоматических систем, относящихся к ККТ, заключается в том, что сведения о расчетах по оказанным услугам передаются в ФНС автоматически — через онлайн-каналы.

Порядок назначения ответственных за оборот новых БСО организация определяет самостоятельно как пользователь контрольно-кассовой техники, несущий ответственность за использование ККТ от своего лица (ст. 1.1 закона № 54-ФЗ).

Учет БСО в ООО на УСН

В целом процедура оборота БСО при УСН осуществляется точно так же, как и в фирмах, работающих на ОСН, однако налоговый учет стоимости бланков на УСН и ОСН различается. Если фирма работает по упрощенке по схеме «доходы минус расходы», затраты на выпуск бланков могут быть учтены как часть материальных затрат (подп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ). В свою очередь, если фирма работает на ОСН, то соответствующие издержки включаются в состав прочих расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Кроме того, НДС, уплаченный по счетам из типографии, может быть принят хозяйственным обществом, работающим по ОСН, к вычету.

Где можно скачать образец бланка строгой отчетности 2016 года для ООО?

Скачать вы можете на нашем портале. Соответствующий документ доступен для вас по ссылке

Итоги

Требования к составлению и заполнению БСО в законодательстве РФ установлены одинаковые для поставщиков услуг в любых организационно-правовых формах, включая ООО. Хозяйственным обществам при пользовании бланками строгой отчетности необходимо обеспечивать соответствие применяемых БСО требованиям постановления Правительства от 06.05.2008 № 359 и закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Узнать больше о применении БСО на предприятиях вы можете в статьях: