Forma protocolului poate fi: „Când nu există un acord între tovarăși.” fișe de întâlnire

• De ce ai nevoie de procesele verbale ale întâlnirii?
• Ce tip de proces-verbal sunt procesele-verbale de întâlnire?
• Cum se întocmește procesele verbale ale unei întâlniri.
• În ce secțiuni constă procesul-verbal al ședinței?

Protocolul întâlnirii este un tip de lucrare de afaceri care reflectă întreaga gamă de evenimente care au avut loc în timpul unei întâlniri a personalului companiei. Acest tip de document nu este inclus în lista documentelor obligatorii care trebuie întreținute de o întreprindere, dar de multe ori poate fi destul de util.

De ce ai nevoie de procese verbale de întâlnire?

În orice companie au loc regulat diverse întâlniri. Acest tip de întâlnire face posibilă rezolvarea număr mare probleme acute, să răspundă la probleme complexe în timp util, să formuleze o strategie de dezvoltare a întreprinderii etc.

Totodată, unele întâlniri nu sunt supuse consemnării prin procese-verbale, ceea ce este și norma. Conducerea organizației poate stabili în mod independent o listă de evenimente generale în timpul cărora evidențele sunt păstrate oficial, precum și să identifice acelea la care acest lucru nu este necesar.

Scopul principal al protocolului este consemnarea în scris a întregii game de probleme, sarcini și opinii care au fost exprimate în timpul ședinței, precum și deciziile adoptate în comun.

Cea mai bună opțiune este cel mai detaliat protocol.

Cel mai adesea, o astfel de documentație este utilizată în cadrul unor întâlniri care au un impact direct asupra viitorului organizației. În plus, este recomandabil să înregistrați conținutul tuturor întâlnirilor cu întreprinderi terțe și angajați ai agențiilor guvernamentale.

3 fișe de întâlnire

Creșteți productivitatea întâlnirilor cu trei fișe, care au fost pregătite de redactorii revistei Director General.

Ce tip de proces-verbal sunt procesele-verbale de întâlnire?

În activitățile de management s-au răspândit mai multe tipuri de protocol: protocol de aprobare, protocol de intenție și protocol de sechestru de probe materiale (documente). La documentele principale intalnire generala acţionarilor, conform legislatia actuala, includ procesul-verbal al comisiei de numărare și procesul-verbal al ședinței.

În plus, este permisă întocmirea unui protocol de către un funcționar dacă acesta îndeplinește funcții administrative (în caz de arestare, accident rutier etc.). Anumite șabloane standard au fost dezvoltate pentru toate tipurile de aceste documente.

Vom lua în considerare o formă de proces-verbal de întâlnire care este utilizată pentru activitățile de management general. Acest document este întocmit în organizație pe baza rezultatelor discuțiilor colegiale asupra problemelor și luării deciziilor.

Originea protocolului în domeniul muncii de birou în țara noastră este asociată cu începutul secolului al XVIII-lea, când în activitățile de management a apărut practica de a desfășura dezbateri înainte de a dezvolta și consolida opinia majoritară. În mod tradițional, protocolul este:

• document informativ (înregistrează procesul de schimb de opinii),
• document administrativ (înregistrează decizia luată în cadrul ședinței).

În prezent, se obișnuiește să se întocmească procese verbale ale unei ședințe pentru a înregistra desfășurarea evenimentelor colegiale desfășurate de manageri la diferite niveluri. În plus, acest document este folosit pentru înregistrarea evenimentelor în cadrul diferitelor seminarii, întâlniri, conferințe etc.

Decizia privind necesitatea întocmirii proceselor verbale de ședință în timpul activităților operaționale revine managerului care numește și conduce aceste activități. Dacă trebuie doar să transmiteți informații angajaților cu privire la o anumită problemă, să explicați deciziile anterioare etc., atunci nu trebuie să utilizați protocolul. Dacă este nevoie de acest document, atunci el reflectă componența participanților, ideile sau propunerile prezentate.

Cum se întocmește procesele verbale ale unei întâlniri

Înregistrarea desfășurării ședinței este responsabilitatea secretarului șefului organizației. Această funcție poate fi îndeplinită de un alt angajat.

Înainte de începerea ședinței, secretarului i se oferă o listă de invitați și o listă aproximativă de întrebări. Participanții prezintă rezumate ale rapoartelor lor. Acest lucru ajută la pregătirea unui șablon de document pentru a accelera munca de elaborare a versiunii finale a protocolului. Dacă sunt mulți participanți, atunci este recomandabil să creați o foaie de înregistrare în care să fie indicate numele complete ale persoanelor care au apărut. După începerea ședinței, secretarul va emite lista definitivă a celor prezenți.

Informațiile sunt înregistrate de secretarul ședinței în timpul evenimentului. Pentru a crește acuratețea înregistrării, se folosesc înregistrări vocale. Toate cuvintele sunt înregistrate pe un suport digital și apoi reproduse când documentul este finalizat.

Dacă există o întâlnire în masă cu o cantitate mare participanți, apoi puncția este efectuată de două secretare. Dacă doi specialiști lucrează la un document deodată, va ajuta la accelerarea procesului dacă întâlnirea se prelungește.

Observațiile individuale, observațiile, comentariile, discuțiile pe subiecte care nu au legătură cu tema întâlnirilor nu sunt reflectate în document. Înregistrează sensul general al rapoartelor, întrebărilor și propunerilor. Deciziile și instrucțiunile date de manager artiștilor interpreți individuali sunt înregistrate cu acuratețe.

Trebuie remarcat faptul că rapoartele și întrebările nu trebuie să fie date cuvânt cu cuvânt.

Dacă managerul are nevoie de informații corecte, va solicita un raport semnat de angajatul responsabil. La întâlniri se discută starea generală a lucrurilor, deci nu este nevoie de note detaliate. Drept urmare, documentul reflectă pe scurt cursul întâlnirii: subiecte discutate, întrebări ridicate și decizii luate.

În unele cazuri, liderii organizaționali solicită înregistrarea textuală a fiecărei fraze. Acest lucru este tipic pentru întâlnirile din companiile moderne, unde la astfel de evenimente se decide un numar mare de Probleme operaționale.

În ce secțiuni constă procesul-verbal al ședinței?

La documentarea procesului de întâlnire, este necesar să se asigure conformitatea procesului-verbal de întâlnire cu GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare.” Aceasta înseamnă că la înregistrarea informațiilor este necesar să se respecte regulile de întocmire a procesului-verbal de ședință privind titlul, partea finală a documentului și conținutul acestuia.

Partea antet a protocolului.

Antetul ar trebui să conțină o serie de detalii:

• numele complet al organizației;
• tipul documentului (PROTOCOL);
• numărul și data;
• locul de înregistrare;
• titlul textului.

Este obligatorie indicarea formei juridice în numele întreprinderii. Numele complet trebuie să coincidă cu numele stabilit oficial, dat în statutul sau regulamentele organizației, iar toate cuvintele trebuie scrise integral, fără abrevieri.

Dacă întreprinderea are un înregistrat oficial nume scurt Este permisă indicarea lui între paranteze după cea completă.

Dacă o organizație are o structură superioară, numele acesteia este plasat deasupra numelui companiei care a creat documentul. Cu toate acestea, este de obicei indicat sub formă prescurtată.

De exemplu:

• Corporatie publica;
• Agentia „Distribuire, prelucrare, colectare presa”;
• (Agenția SA „Rospechat”);
• Societate pe acțiuni închisă „Noile tehnologii”.

Data procesului-verbal corespunde cu data ședinței. Pentru întâlnirile de mai multe zile, sunt indicate datele de început și de încheiere. În niciun caz nu trebuie să indicați data semnării protocolului, deoarece uneori acesta este întocmit la câteva zile după încheierea evenimentului.

De exemplu: o ședință a consiliului de administrație al unei societăți pe acțiuni a avut loc timp de două zile (13.01.09 și 14.01.09). Protocolul a fost întocmit a doua zi și avizat la o zi după încheierea evenimentului, adică 16.01.09. În acest caz, indicați numerele „13 – 14.01.2009”. În acest caz, sunt acceptabile încă două opțiuni de scriere a datei: „13/01/2009 – 14/01/2009” sau „13 – 14 ianuarie 2009”.

Numărul de protocol (index) este numărul de serie al întâlnirii. Numerotarea este stabilită pentru anul calendaristic, în timp ce există mai multe grupuri de protocoale, iar fiecare dintre ele are o numerotare serială separată. Astfel, trebuie să vă înscrieți numerele pe procesele-verbale ale: ședințelor directoratului, adunărilor generale ale acționarilor, ședințelor. colectiv de muncă, ședințe de consiliu tehnic etc.

Este tradițional să scrii număr cu două cifre numerele documentelor și datele având o cifră. Acest lucru se face prin adăugarea unui zero înaintea unei singure cifre. Acest lucru se explică de obicei după cum urmează: zero („Nr. 01” sau „01 ianuarie 2008”) nu vă va permite să indicați un alt semn în acest loc, transformând 1 în 11, 21 sau 31 ca rezultat încă o dată că documentele de reglementare nu sunt instalate reguli exacte pentru a scrie astfel de numere. Aceasta este doar o practică obișnuită.

Trebuie indicat locul în care a fost întocmit documentul dacă este dificil de determinat după numele organizației. De asemenea, este indicat dacă întâlnirea are loc într-o locație diferită de locația întreprinderii (autorul documentului) localitate. Conform GOST R 6.30-2003 (clauza 3.12), locul în care este întocmit protocolul este scris în conformitate cu împărțirea administrativ-teritorială existentă folosind abrevieri general acceptate.

Titlul textului protocolului conține o indicație a tipului de activitate comună (ședință, ședință, ședință etc.) și denumirea organului colegial în cazul genitiv.

De exemplu, „ședințele consiliului metodologic” sau „ședințele forței de muncă” sau „întâlnirile șefilor diviziilor structurale”.

Detaliile piesei colectoare pot fi dispuse longitudinal sau unghiular. Această alegere depinde de organizatie.

Parte introductivă a textului

Textul protocolului constă dintr-o parte introductivă și o parte principală.

În partea introductivă a documentului, titlul este urmat de parafa și prenumele președintelui și secretarului de ședință. Președintele care conduce ședința este un funcționar, dar poziția sa nu trebuie indicată în document.

Secretarul este responsabil de organizarea și documentarea activităților întâlnirii. Astfel, el este responsabil pentru întreaga procedură de logare. În acest caz, secretarul de ședință (ședință) poate să nu fie de fapt secretar în virtutea funcției sale. Este posibil să atribuiți sarcini suplimentare de înregistrare unui angajat potrivit. Dacă o astfel de documentație este întreținută în mod regulat de către un anumit angajat, această funcție trebuie să fie indicată în sa Descrierea postului. Dar în cazul unei nevoi unice, nu este nevoie să întocmească un protocol, managerul pur și simplu emite un ordin angajatului.

De exemplu, directorului adjunct Pankov i se atribuie atribuțiile de președinte al unei reuniuni a șefilor de departament, iar asistentul său personal Egorova este numit secretar al reuniunii. Într-o astfel de situație, pozițiile lor masa de personal nu este indicat în protocol. În documentul în curs de întocmire, aceștia vor acționa numai în calitate de președinte și secretar de ședință.

Un eșantion din partea introductivă a procesului-verbal de ședință:

• Președinte – Pankov Yu.P.
• Secretar – Egorova D.L.
• Prezenți: Bessonov A.D., Korenev N.R., Luzhin E.N., Malinina E.M., Ustyugov A.K.
• Invitat: Director General al SA Opal A. B. Shumilov, Director Tehnic al SA Lazurit Oster M. A.

Pe rândul următor după cuvântul „Prezentă”, inițialele și prenumele angajaților întreprinderii care au luat parte la luarea în considerare și la elaborarea deciziilor la ședință sunt indicate alfabetic.

Dacă la întâlnire sunt prezenți și alți oficiali invitați ai acestei întreprinderi, aceștia sunt enumerați în secțiunea „Invitați”. În același timp, nu sunt indicate funcțiile pe care le ocupă numele de familie și inițialele sunt ordonate alfabetic. Și numai în cazul participării angajaților companiilor terțe, sunt date pozițiile și numele companiei acestora.

Pentru a întocmi o listă a angajaților prezenți și a persoanelor invitate, se folosește o spațiere între rânduri. După aceasta, se omite un rând liber și ordinea de zi este întocmită la același interval. Partea principală a textului este tastata folosind o spațiere între rânduri și jumătate.

Secretarul întocmește în prealabil o listă cu participanții la întâlnire, pe baza instrucțiunilor managerului. O astfel de listă este necesară pentru a informa părțile interesate despre data evenimentului și agenda. Nu ar strica să distribuiți în avans materiale de referinta să vă familiarizați cu problemele și să vă pregătiți pentru întâlnire. Lista participanților la întâlnire este ajustată în ziua întâlnirii în funcție de prezența oficialilor.

În cazul unei ședințe prelungite (peste 15 persoane) sau a unei ședințe a unui organ colegial permanent, la întocmirea procesului-verbal nu sunt incluse numele celor prezenți, ci doar numărul total participanți, care este înregistrat în timpul înregistrării. Lista de înregistrare este apoi atașată la protocol ca anexă. Documentul în sine ar trebui să scrie: „Prezenți: 19 persoane (lista atașată).”

Ordinea de zi este un atribut invariabil al părții introductive. Managerul care a programat întâlnirea determină conținutul acesteia. Dacă ordinea de zi este trimisă participanților în prealabil pentru revizuire, informațiile conținute în ea ar trebui incluse în documentul în curs de compilare.

Numărul este atribuit punctelor de pe ordinea de zi folosind cifre arabe. Formularea subiectelor ar trebui să înceapă cu prepoziția „Despre” sau „Despre”, răspunzând la întrebarea „despre ce?” Orice paragraf trebuie să conțină inițialele și prenumele raportorului, adică funcționarul care a pregătit mesajul specificat.

Un exemplu de proces-verbal al unei ședințe privind ordinea de zi.

Agendă:

1. Cu privire la aprobarea regulilor de securitate a informațiilor.

Raportul șefului departamentului de informații Dorokhova Yu.

1. Cu privire la modificările aduse tabelului de personal.

Discursul deputatului director general Sergheeva I.N.

Partea principală a textului

Parte formală a protocolului

Stenografiile create manual sau înregistrările audio realizate de secretar în timpul ședinței devin baza pentru conținutul procesului-verbal. La finalul ședinței, secretarul întocmește documentul în conformitate cu cerințele existente. Apoi, proiectul merge la președintele ședinței pentru editare. După ce au fost făcute toate modificările, protocolul este confirmat cu semnături și devine document oficial.

Forța juridică a protocolului, adică formalitatea, fiabilitatea, incontestabilitatea, este determinată nu numai de regulile de completare a acestuia. Potrivit interpretării tradiționale, „forța juridică este proprietatea unui act oficial care i-a fost conferit de legislația în vigoare, de competența organului care l-a emis și de procedura stabilită pentru executare”. Dacă reguli obligatorii sunt îndeplinite formalitățile, apoi documentul primește forță juridică după semnarea de către două persoane: președinte și secretar.

Introducerea acestui detaliu nu provoacă dificultăți, deoarece este același pentru toate tipurile de protocol pe care le-am luat în considerare. Semnăturile trebuie separate de text cu 2 sau 3 rânduri spațiere. Cuvintele „Președinte” și „Secretar” sunt situate de la marginea câmpului din stânga, mărginit de câmpul din dreapta ultima scrisoareîn prenume.

Protocolul este un document intern, prin urmare, un sigiliu nu este plasat pe el.

Dacă volumul său este mai mare de o pagină, a doua și paginile următoare trebuie numerotate. În designul numerelor de pagină, cifrele arabe sunt folosite fără cuvântul „pagină” (pagină), fără utilizarea cratimelor, ghilimelelor sau a altor caractere.

Conform regula generala Nu sunt alocate mai mult de cinci zile pentru întocmirea protocolului. Data de pregătire a documentului specificat este de obicei determinată de managerul care a condus ședința sau de președintele structurii permanente. În plus, perioada de pregătire poate fi stabilită prin regulamentele organului colegial.

Există o serie de documente care limitează perioada de procesare pentru anumite tipuri de protocoale. În special, Legea „Cu privire la societățile pe acțiuni” impune acestor întreprinderi să întocmească procese-verbale ale ședinței consiliului de administrație în 3 zile și chiar 15 zile sunt acordate pentru pregătirea unui astfel de document cu forță de muncă intensă precum procesul-verbal al consiliului de administrație. adunarea acţionarilor.

Personalul este informat cu privire la deciziile din procesul-verbal al ședinței prin trimiterea de copii integrale sau extrase din partea dispozitivului. În organizațiile mici, angajații sunt adesea familiarizați cu rezoluțiile adoptate împotriva semnării. În acest scop, la protocol este atașată o fișă de cunoștință.

De asemenea, adesea, pe baza rezoluțiilor ședințelor, se elaborează documente administrative, de exemplu, decizii ale unui organ colegial sau un ordin al directorului unei întreprinderi.

• Cum poate un CEO să găsească asistentul personal perfect

Procesul-verbal al ședinței în formă scurtă și completă

Există forme scurte și complete de prezentare a textului în protocol.

De fapt, ele diferă unele de altele doar prin cantitatea de detalii în acoperirea procesului de întâlnire, dar designul lor este identic. Această situație s-a dezvoltat ca urmare a practicii și aceasta informatie difuzat pentru orice formare in domeniul managementului de birou.

Un scurt protocol este un document care consemnează problemele ridicate în timpul întâlnirii, numele vorbitorilor și deciziile luate.

Această formă este folosită în mod tradițional:

• dacă la ședință se face o înregistrare stenografică (în anexă va fi inclusă o transcriere a discursurilor) sau înregistrarea a ceea ce se întâmplă cu mijloace tehnice speciale;
• dacă ședința este de natură operațională și este necesară documentarea deciziei luate, fără a preciza cursul discuției.

Dacă se folosește un scurt protocol al unei ședințe de lucru, se pierde posibilitatea restabilirii progresului dezbaterii problemei, a opiniilor și comentariilor exprimate și a progresului procesului de elaborare a unei decizii de management.

Salvat în întregime descriere detaliata ce s-a întâmplat la întâlnire. Acest formular include textul rapoartelor și al discursurilor participanților la întâlnire, toate opiniile, întrebările și observațiile exprimate în timpul procesului și alte detalii ale evenimentului.

În consecință, protocolul complet conține 3 părți: „ASCULTAT”, „VORBIT”, „HOTARAT” („HOTARAT”), spre deosebire de cel scurt, care are doar două: „ASCULTAT” și „HOTARAT” („DECIDIT”). .

Numărul de secțiuni din partea principală a textului protocolului și numerotarea acestora corespunde numărului de puncte incluse pe ordinea de zi. Orice secțiune este prezentată în 3 părți în formă completă - „ASCULTAT”, „VORBIT”, „HOTARAT” (“HOTARAT”) - și în 2 părți în formă scurtă. Cuvintele specificate sunt formatate cu litere mari din câmpul din stânga.

Imediat după subtitlul „ASCULTAT”, este necesar să se indice în cazul genitiv numele de familie și inițialele vorbitorului principal (cui ai ascultat?). Ceea ce urmează este un rezumat al discursului său printr-o liniuță. O înregistrare a unui discurs este în mod tradițional scrisă la timpul trecut, la persoana a treia. singular. În cazul pregătirii prealabile a textului mesajului în scris și transmiterii acestuia către secretar, este suficientă indicarea subiectului acestuia în documentul întocmit. Urmează: „se atașează textul raportului”.

Forma integrală se caracterizează prin indicarea după cuvântul „SPEAKED” a numelor de familie și a inițialelor participanților la discuția problemei. În acest caz, fiecare nume de familie și inițiale ale vorbitorului sunt scrise pe un rând nou în caz nominativ(cine a vorbit?). Raportul în sine este scris cu o liniuță după nume de familie și este scris la persoana a treia singular. Aici, în text, sunt date întrebările exprimate în timpul raportului sau la finalizarea acestuia, precum și răspunsurile la acestea.

Dacă în timpul ședinței nu s-a purtat nicio discuție sau nu s-au pus întrebări, atunci partea „VORBIREA” nu este indicată în procesul-verbal. Astfel, acest fragment de text va cuprinde 2 părți: „ASCULTAT” și „HOTARAT” („HOTARAT”). Acest lucru este permis și în forma completă a protocolului conform probleme individuale agendă.

Cuvântul „REZOLUT” (sau „HOTARAT”) este urmat de textul părții dispozitive a unui anumit punct de pe ordinea de zi. Dacă se iau mai multe decizii simultan cu privire la orice problemă, numerele acestora sunt indicate cu cifre arabe. În acest caz, prima cifră indică numărul punctului de pe ordinea de zi, iar a doua - numărul deciziei luate.

Dacă se elaborează trei decizii pe primul punct al ordinii de zi, numerotarea acestora va fi următoarea: 1.1, 1.2 și 1.3.

Dacă se ia o singură decizie pe al doilea punct de pe ordinea de zi, numărul acestuia este scris 2.1 (ar fi o greșeală să indicați numărul simplu ca 2).

Textul dispozitivului este formulat de obicei folosind modelul standard stabilit pentru actele administrative. În consecință, propunerile vor răspunde la întrebările: cine ar trebui să facă ce și până la ce oră. ÎN în acest caz, Este permisă indicarea executorului responsabil atât la începutul textului, cât și la sfârșit.

Practica uzuală de întocmire a protocoalelor nu prevede înregistrarea rezultatelor votului. Dar dacă a avut loc, atunci acest lucru ar trebui reflectat în paragraful dispozitiv. În procesele-verbale ale adunărilor generale ale acționarilor sunt multe precizări, inclusiv în ordinea reflectării rezultatelor votului asupra deciziilor luate, care se consemnează și pe baza rezultatelor ședinței comisiei de numărare.

Procesul-verbal al ședinței operaționale: caracteristici ale redactării și posibile probleme

Întâlnirea operațională are mai multe caracteristici:

• regularitate (de exemplu, o dată pe lună la o oră stabilită);
• componența permanentă a participanților;
• subiecte și întrebări aproape neschimbate;
• durata scurta.

Aceste caracteristici introduc propriile nuanțe în pregătirea procesului-verbal al ședinței operaționale. După ce a stăpânit anterior algoritmul activităților și întrebărilor, secretarul este capabil să întocmească un document final într-un timp scurt.

Viteza de întocmire a procesului-verbal al ședinței vă permite să îl avizați foarte rapid din cap.

Păstrarea proceselor-verbale ale întâlnirilor online poate fi o provocare. Iată cele mai frecvente probleme.

Problema 1. Secretarul sau angajatul căruia i se încredințează responsabilitatea întocmirii procesului-verbal nu cunoaște esența problemei luate în considerare, așa că are dificultăți în consemnarea derulării discuției.

Soluție posibilă: secretarul poate contacta angajatul care a făcut raportul la ședință, sau un alt specialist care poate clarifica acest subiect.

Problema 2. Din cauza lipsei unor regulamente strict fixate pentru ședința operațională din timpul ședinței, secretarul nu este întotdeauna capabil să aibă timp să consemneze tot ce se întâmplă.

Soluție posibilă: secretarul poate organiza o înregistrare sonoră a procesului de ședință, iar întocmirea procesului-verbal al ședinței se va baza pe aceasta.

Problema 3. Secretarul nu poate izola întotdeauna partea cea mai importantă și esențială dintre varietatea de informații primite în timpul examinării problemei. Uneori poate fi dificil de înțeles ce anume să înregistrezi în protocol.

Soluție posibilă: în situație similară Pentru a pregăti procesul-verbal al ședinței, secretarul ar trebui mai întâi să analizeze informațiile disponibile și să evidențieze cele mai multe aspecte importante. Apoi puteți întocmi un document, adăugând doar informațiile principale.

• Eticheta telefonică a secretarei: 5 reguli de comunicare cu clienții

Cum să scrieți procesele verbale perfecte ale întâlnirii

Înregistrare normală	Înregistrare perfectă
Toată lumea scrie cu energie diverse note în caiete în timpul întâlnirii.	Toată lumea atrage atenția asupra ecranului sau a plăcii pe care se realizează înregistrarea online.
Fiecare are propria înțelegere a rezultatelor întâlnirii.	S-a realizat o înțelegere comună a rezultatelor întâlnirii și s-au determinat responsabilitățile și calendarul activităților necesare pentru a obține un anumit rezultat.
Participanții pierd ceva energie în timpul întâlnirii.	Participanții părăsesc întâlnirea plini de energie și concentrați pe sarcini specifice.
Lipsa obligațiilor de implementare a deciziilor luate în cadrul ședinței.	Obligația de a duce la îndeplinire deciziile luate și sarcinile atribuite - la urma urmei, toți cei prezenți și-au amintit promisiunea ta de a face totul la timp.
Nerespectarea sau lipsa ordinii de zi a ședinței.	Urmărind agenda vizuală a întâlnirii.
Procesul-verbal convenit și semnat al ședinței apar abia a doua zi, și uneori mai târziu.	Procesul-verbal se agreează și se semnează imediat la sfârșitul ședinței.
Monitorizarea implementării deciziilor necesită mult timp.	Monitorizarea implementării deciziilor este ușoară, deoarece acestea sunt urmărite în sistemul de control al sarcinilor corporative.

Pentru a organiza înregistrarea perfectă, puteți lua atât foi simple de flipchart și markere, cât și mai complexe și tehnologii moderne. În primul rând, este necesar să se urmeze o anumită metodologie și să nu se abată de la regulile stabilite.

Un protocol ideal bine stabilit arată astfel: procesele-verbale sunt convenite, tipărite și semnate imediat după ședință. Apoi, în timp ce participanții ajung din sala de conferințe la ei la locul de muncă, există o repartizare a responsabilității. Odată ce angajații se întorc la birourile lor, li se trimit prin e-mail cel mai recent protocol și responsabilitățile atribuite în sistemul de management al sarcinilor corporative. Pentru a face acest lucru cu adevărat, trebuie doar să urmați instrucțiunile noastre.

Pentru a obține un protocol agreat și soluții atribuite, puteți folosi un special probă. Exemplu de șablon de proces-verbal de întâlnire:

1. Detalii organizatorice.
2. Lista participanților.
3. Agendă.
4. Deciziile luate.
5. Sarcini.
6. Întrebări pentru discuție mai târziu.
7. Semnăturile participanților.
8. Protocolul a fost întocmit.

Să aruncăm o privire mai atentă la reguli de umplereșablonul specificat.

1. Controlați orele de început și de sfârșit ale întâlnirii. Întâlnirile tind să piardă datele de început și de sfârșit. Pentru a combate acest fenomen, este necesar să se controleze clar și să se înregistreze intervalul de timp al întâlnirii.

În plus, un pas eficient ar fi să îi înregistrezi pe cei care întârzie la întâlnire într-un thread separat. Puțini oameni ar dori să fie etichetați ca nedisciplinați. De asemenea, puteți să păstrați statistici și să setați o evaluare a persoanelor predispuse să întârzie.

2. Atribuiți un rol fiecărui participant la întâlnire. Aceasta este o metodă foarte simplă și de lucru pentru a obține succesul. Sa stabilit că participanții la multe întâlniri nu înțeleg întotdeauna ce și cine dintre ei ar trebui să facă pentru a crește eficacitatea întâlnirii și a obține rezultate.

Ar trebui să fie în obligatoriu stabiliți rolul potrivit pentru fiecare.

1. Președintele ședinței este responsabil pentru respectarea anumitor reguli de pregătire și desfășurare a evenimentului. Eficacitatea și energia întâlnirii depind de asta.
2. Raportorul reuniunii este responsabil pentru calitate și pregătire în timp utilși furnizarea de informații necesare participanților la întâlnire.
3. Participant la întâlnire – își asumă funcția auto-studiuși activitate în timpul evenimentului.
4. Secretarul ședinței – asigură întocmirea proceselor-verbale.
5. Energy Guardian – este responsabil pentru energia întâlnirii. El poate chema o pauză în întâlnire dacă dinamismul acesteia a scăzut, camera este înfundată etc. Oprește procesul și organizează un eveniment energizant.
6. Knowledge Keeper - se asigură că informațiile sunt înregistrate pentru a preveni pierderea oricărui gând valoros. De obicei, această persoană îi va indica secretarului importanța înregistrării unei anumite declarații.
7. Context Keeper – asigură conformitatea cu agenda întâlnirii. Dacă ordinea de zi este încălcată, persoana specificată semnalează tuturor participanților.
8. Păstrator de timp – este responsabil pentru menținerea intervalului de timp al întâlnirii. Indică necesitatea de a lua o decizie și de a înregistra rezultatul cu două minute înainte de încheierea discuției asupra problemei.

3. Definiți obiectivele, întocmește agenda întâlnirii. Multe întâlniri au loc fără ordinea de zi scrisă. Ca urmare, majoritatea participanților nu sunt complet conștienți de scopul invitației lor la eveniment. Ca urmare, se petrece mult timp la începutul întâlnirii încercând să îmbunătățească eficiența tuturor celor prezenți.

Folosind spațiul prevăzut în procesul-verbal, indicați ordinea de zi a ședinței. În plus, este de dorit, conform principiului dat la paragraful 1, să se controleze durata evenimentului, comparând timpul planificat și efectiv alocat fiecărui punct de pe ordinea de zi. Astfel, după câteva săptămâni de măsurare persistentă, numărul de întâlniri finalizate în termen va crește.

4. Înregistrați-vă deciziile. Următoarele 3 puncte sunt strâns legate între ele. Acest lucru se aplică rezultatului întâlnirii. Care este scopul tuturor întâlnirilor? Scopul oricăreia dintre ele este de a ajunge la un acord asupra acțiunilor ulterioare. Există 3 tipuri de acorduri:

• decizii care afectează toată lumea;
• sarcini atribuite unor anumiți executanți;
• întrebări care au fost ridicate în timpul întâlnirii, dar nu au condus la elaborarea unei rezoluții specifice sau a unei sarcini specifice. Acest lucru se întâmplă atunci când se pune în discuție un subiect care nu este inclus în ordinea de zi a ședinței, sau când este prost pregătit, ceea ce nu permite luarea unei decizii fără ambiguitate.

Orice discuții privind schimbarea reglementărilor, proceselor de afaceri, recompense și pedepse, informații etc. ar trebui să fie oficializate sub forma unor rezoluții care se aplică tuturor participanților la întâlnire. Aceste date ar trebui să intre în blocul „Decizii luate”.

5. Fixați sarcini. Trebuie reținut că, pentru a îndeplini eficient o sarcină, aceasta trebuie să fie atribuită unei singure persoane responsabile.

În acest scop, puteți utiliza o secțiune pentru a înregistra sarcini.

Orice misiune trebuie să aibă un text, un termen limită și un executor responsabil. La completarea câmpurilor specificate, informațiile sunt vizibile pe ecran, iar fiecare participant la întâlnire se poate familiariza cu sarcinile atribuite și cu acei angajați care le implementează.

6. Înregistrați întrebările pentru discuții mai târziu. Datorită tendinţei oamenilor de a gândire asociativăÎn timpul oricărei întâlniri apar întotdeauna probleme care nu au fost planificate pentru discuție. Dacă nu există o soluție rapidă pentru ele (de exemplu, folosind regula „trei remarci”), ar trebui să înregistrați subiectul în secțiunea „Întrebări pentru discuție mai târziu”.

Înregistrarea acestor momente este de mare importanță. Datorită acestui fapt, cei prezenți vor înțelege că subiectul nu se va pierde și va fi discutat ulterior. Drept urmare, ei pot reveni cu calm la problemele de pe ordinea de zi. Și chiar și ritualul înregistrării unei remarci neplanificate face posibilă trecerea de la subiectul luat în considerare la altul. Dacă acest lucru nu se face, gândurile participanților revin constant la problema nerezolvată.

7. Aprobați deciziile și semnați protocolul. Distribuiți sarcinile în sistemul de control al sarcinilor. Un punct important rezumă rezultatele la sfârșitul ședinței după discutarea agendei, luarea deciziilor, atribuirea sarcinilor și înregistrarea problemelor. Rezoluția elaborată și înregistrată trebuie reiterata.

Ca urmare, procesul-verbal al întâlnirii este gata, disponibil pentru tipărire și aprobare de către toți participanții.

Odată ce aprobările și semnările sunt finalizate și participanții au plecat la locul lor, puteți atribui responsabilitatea prin sistemul de control al sarcinilor corporative. Drept urmare, la sfârșitul întâlnirii, toată lumea are un document agreat și instrucțiuni emise.

Cum sunt stocate procesele verbale de întâlnire?

Potrivit paragrafului 1 al art. 89 Legea federală din 26 decembrie 1995 nr. 208-FZ „Cu privire la societățile pe acțiuni”, fiecare întreprindere trebuie să organizeze stocarea proceselor-verbale ale ședințelor consiliului de administrație (consiliu de supraveghere) al companiei și buletinele de vot. Conform paragrafului 2 al acestui articol, documentele enumerate ar trebui să fie depozitate la locația organului executiv. Perioadele și procedurile de depozitare sunt stabilite în conformitate cu prevederile aprobate prin rezoluția Comisiei Federale a Pieței hârtii valoroase din 16 iulie 2003 Nr 03-33/ps.

Clauzele 2.1.12 și 2.1.14 din cele menționate document normativ obligă să salveze constant „... procesele-verbale ale ședințelor consiliului de administrație (consiliul de supraveghere) al societății și buletinele de vot.”

În plus, este important să monitorizați documentele originale ale organizației. În situația în care acestea sunt deteriorate sau pierdute, o copie a documentelor lipsă ar trebui certificată într-un anumit mod. În acest caz, este necesar să se întocmească un act corespunzător, care să indice motivele pagubei sau pierderii. Un astfel de act însoțește o copie a documentului societății primite spre păstrare, iar acestea trebuie păstrate inseparabile.

Actul trebuie avizat de șeful unității structurale și aprobat de organul executiv unic al companiei. În caz de deteriorare sau pierdere a documentelor aferente sau contabilitate, actul este semnat și de contabilul șef.

Buletinele de vot sunt supuse unor proceduri speciale de depozitare. Buletinele de vot, inclusiv cele declarate nule, trebuie sigilate de comisia de numarare si predate arhivelor societatii pe actiuni in vederea pastrarii ulterioare. Aceasta se organizează după ce comisia de numărare a întocmit un protocol privind rezultatele votării la adunarea generală.

Partea 1 a articolului 13.25 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse stabilește răspunderea pentru nerespectarea societate pe actiuni responsabilități pentru păstrarea documentelor. Cuantumul amenzii a fost stabilit: pentru funcționari – 2,5–5 mii de ruble, pentru organizații – 200–300 mii de ruble.

Curs nou la „Școala Director General”

Extras din procesul-verbal al ședinței

Un extras din procesul-verbal al ședinței este o copie completă a părții din conținutul acestui document referitoare la punctul de pe ordinea de zi.

În extras trebuie copiate toate detaliile procesului-verbal al ședinței, partea introductivă, punctul de interes de pe ordinea de zi pentru care se face extrasul și textul care conține discuția și rezolvarea problemei specificate. Secretarul întocmește și certifică documentul. În acest scop, se introduce manual cuvântul „Adevărat” și se indică poziția persoanei care a confirmat autenticitatea extrasului, numele de familie, inițialele, data și semnătura.

Într-un fel, un extras poate înlocui o decizie (document administrativ). În această situație, este o modalitate de comunicare a rezoluțiilor convenite ale ședinței direct către interpreți. În termen de 2 zile de la semnarea protocolului, secretarul predă celor care răspund direct de acestea declarații avizate personal pe probleme specifice.

Dacă aceste documente sunt trimise unei organizații terțe, ele trebuie să fie certificate cu un sigiliu.

Secretarul realizează formarea dosarelor, distribuind copiile originale ale proceselor-verbale pe tipuri de evenimente colegiale. De exemplu, „Proces-verbal ale ședințelor consiliului de administrație”, „Proces-verbal ale ședințelor de producție” și altele. Documentele se depun la dosar in functie de numarul si data sedintelor. Cazurile se formează pe tot parcursul anului calendaristic.

Aproape toate organizațiile țin întâlniri la care se discută probleme operaționale. Foarte des astfel de întâlniri sunt numite operaționale. Acestea sunt conduse de manageri la diferite niveluri: de la șeful organizației până la șefii diviziilor structurale. Întâlnirile operaționale au loc la intervale regulate (de obicei o dată pe săptămână) și sunt de obicei înregistrate. În cazul în care unitatea structurală sau conducătorul care ține ședința nu are un secretar, unuia dintre angajații unității i se poate încredința ținerea procesului-verbal al ședinței operaționale.

Reguli generale pentru intocmirea unui protocol

Dicționarul nostru

Protocol- un document care conține o evidență consecventă a progresului dezbaterii problemelor și luării deciziilor în cadrul reuniunilor, ședințelor, conferințelor și sesiunilor organelor colegiale.

Procesul-verbal se întocmește pe baza înregistrărilor sonore sau a notelor scrise de mână brute păstrate în timpul ședinței de către secretar sau alt angajat, precum și pe materialele pregătite pentru ședință (texte de rapoarte, discursuri, adeverinte, proiecte de hotărâri, ordine de zi, liste de participanți etc.).

Dacă la o ședință s-a făcut o înregistrare sonoră, aceasta este retipărită după ședință, apoi textul scris este editat și, într-o formă procesată, inclus în procesul-verbal. Termenul alocat pentru întocmirea procesului-verbal al ședinței nu trebuie să depășească trei până la cinci zile de la data ședinței. Procesele-verbale ale ședințelor operaționale se întocmesc și se execută în ziua ședinței sau în termen de una sau două zile de la ședință.

Protocoalele pot fi complete sau scurte. Protocol complet conține o înregistrare a tuturor discursurilor de la întâlnire, întrebările adresate vorbitorului, discursurile persoanelor care au luat parte la discuție și deciziile luate.

Scurt protocol include doar numele celor care au vorbit, subiectul discursului, un rezumat al discursului și deciziile luate.

Desfășurarea ședințelor operaționale, de regulă, este consemnată în procese-verbale scurte.

Procesul-verbal al ședinței se întocmește pe un formular general, foaie standard Hârtie A4 sau un formular de protocol special conceput.

Detalii obligatorii ale protocolului sunt:

• Numele companiei;
• denumirea tipului de document (PROCES-VERBAL) care indică tipul de întâlnire;
• data întâlnirii;
• număr de înregistrare protocol;
• locul întâlnirii;
• semnături.

Data protocolului este data evenimentului.

Probleme și soluții

Întocmirea proceselor verbale ale întâlnirilor operaționale este adesea dificilă. Să ne uităm la cele mai comune.

■ Problemă: secretarul sau unul dintre angajații juniori care preia procesul-verbal s-ar putea să nu înțeleagă esența problemei discutate și, prin urmare, are dificultăți în a înregistra progresul dezbaterii problemei.

Ce să fac?În astfel de situații, secretarul trebuie să contacteze membrul personalului care a vorbit la întâlnire sau orice alt membru al personalului care poate oferi clarificări.

■ Problemă: Deoarece ședințele operaționale sunt adesea ținute fără reguli stricte, secretarul poate să nu aibă timp să înregistreze tot ce se întâmplă în timpul întâlnirii.

Ce să fac?În acest caz, înregistrarea audio în timpul întâlnirii și întocmirea procesului-verbal pe baza transcripției sale poate ajuta.

■ Problemă: Atunci când se discută o problemă, pot fi exprimate atât informații esențiale, cât și nesemnificative sau chiar neimportante și poate fi dificil pentru secretară să identifice informațiile principale (esențiale), care trebuie consemnate în procesul-verbal.

Ce să fac?În acest caz, înainte de a întocmi protocolul, secretarul trebuie să analizeze toate informațiile, să separe cele mai importante de cele neimportante și să includă în protocol doar cele mai importante informații.

Textul scurtului protocol

Textul protocolului constă din două părți: introductivă și principală.

În partea introductivă Procesul-verbal scurt indică numele președintelui și secretarului, funcțiile și numele participanților (cei prezenți) și ale persoanelor invitate, precum și ordinea de zi. Dacă la ședință sunt mai mult de 15 participanți, procesul-verbal poate indica numărul total de participanți, iar o listă a celor prezenți, indicând funcțiile și numele acestora, este dată în anexa la procesul-verbal, de exemplu:

Prezenți: membri ai conducerii în număr de 16 persoane. (lista este atașată).

Numele persoanelor invitate la întâlnire sunt indicate după cuvântul „Invitat”, indicând poziția persoanei și numele organizației.

Pe ordinea de zi se indică problemele care fac obiectul examinării, se pot indica în plus funcția și numele raportorului (vorbitorului). Dacă există mai multe întrebări, acestea sunt numerotate cifre arabeși sunt aranjate în ordinea discuțiilor. Punctele de pe ordinea de zi sunt formulate cu prepoziția „despre” („despre”), de exemplu:

Notă

Punctele de pe ordinea de zi trebuie formulate precis și clar, reflectând esența problemei discutate. Nu se recomandă includerea unui punct „Diverse” sau „Probleme diverse” pe ordinea de zi.

Text parte principală Scurtul protocol constă din secțiuni separate în funcție de numărul de probleme de pe ordinea de zi. Secțiunile sunt numerotate cu cifre arabe în conformitate cu ordinea de zi. Fiecare dintre ele este construită după următoarea schemă:

Aceste cuvinte cheie pentru protocol sunt tipărite cu litere mari de la marginea marginii din stânga și pot apărea cu caractere aldine. După cuvântul ASCULTAT în cazul nominativ, se indică numele de familie al vorbitorului și punctul de pe ordinea de zi, după care conținutul discursului se precizează pe scurt la persoana a III-a singular.

În partea „HOTARĂ: (HOTARĂ:)”, decizia luată este consemnată pe scurt, precis, laconic, pentru a nu exista o dublă interpretare. Deciziile sunt formulate în formă prescriptivă: „Pregătiți...”, „Prevăd pentru...”, „Informați...”. Se pot lua mai multe decizii cu privire la o problemă. În acest caz, acestea sunt numerotate cu cifre arabe legate de numărul de serie al punctului de pe ordinea de zi, de exemplu:

Dacă este necesar, odată cu decizia, se indică rezultatele votului: numărul de voturi exprimate pentru, împotrivă și abțineri.

De la teorie la practică

Să ne imaginăm că după descifrarea unei înregistrări realizate manual sau pe dictafon, am primit un text pe baza căruia trebuie să compunem protocol scurt:

Punctul de pe ordinea de zi: 2. Despre progresul reconstrucției depozitului produse terminate № 2

Textul discursului:

Vasiliev P.R. Conform planului de reconstrucție, trebuia să începem instalarea raftului și instalarea la sfârșitul lunii pe 25. mecanisme de ridicare. CJSC „Profil” - furnizorul nostru de echipamente de rafturi - încalcă termenele limită. Pe 20 trebuia să primim primul lot, 10 zile mai târziu - al doilea. Avem livrarea in doua loturi egale, asa cum este specificat in contract. Am platit integral, adica 100% avans, pentru ca ultima data cand am transformat primul depozit nu am avut probleme cu ele. Astăzi este 28 și încă nu l-am primit. Le-am trimis faxuri, i-am sunat, ieri ne-au răspuns că a fost expediat primul lot, dar va dura două-trei zile, adică am avut o întârziere din cauza furnizorului. Cred că ar trebui să depună în mod oficial o reclamație pentru încălcarea termenelor de livrare.

Pentru a face o intrare de protocol, este necesar să selectați cel mai mult Informații importante. Pentru a face acest lucru, să încercăm să punem o serie de întrebări și să obținem răspunsuri la ele. Din textul de mai sus putem obține răspunsuri la următoarele întrebări:

Vedem că textul conține informații care nu se reflectă în răspunsuri: organizația a plătit integral marfa și s-a făcut plata în avans 100%, deoarece există o experiență pozitivă de cooperare cu Profilul CJSC. Sunt aceste informații relevante pentru situația luată în considerare? Evident, nu, prin urmare, acesta nu trebuie inclus în protocol. Astfel, pe baza răspunsurilor la întrebările pe care le-am primit, putem întocmi un scurt protocol al discursului:

2. ASCULTAT:

Vasiliev P.R.

Expedierea primului lot de echipamente de rafturi a fost efectuată de furnizorul ZAO Profil cu încălcarea termenului limită, drept urmare termenele pentru reconstrucția depozitului nr. 2 nu au fost respectate ajunge pe 20 decembrie, a doua - 10 zile mai târziu. Montarea raftului și instalarea mecanismelor de ridicare a fost programată să înceapă pe 25 decembrie. Potrivit furnizorului, primul lot de echipamente va ajunge nu mai devreme de 30-31 decembrie. El a sugerat să depună o reclamație pentru încălcarea termenelor de livrare.

Notă

Dacă în discurs au fost folosite expresiile „20”, „25”, etc., luna anume trebuie să fie indicată în protocol, de exemplu: „20 decembrie”, „25 decembrie”, etc.

Să presupunem că la o întâlnire în timpul unei discuții asupra situației actuale, propunerea de a depune o cerere nu a fost susținută. S-a decis trimiterea unei cereri de cerere către furnizor cu privire la necesitatea respectării termenelor de livrare stabilite prin contract. Decizia în acest caz trebuie consemnată în protocol după cum urmează:

HOTĂRÂT:

Întocmește și trimite către ZAO Profil o scrisoare de cerere privind necesitatea respectării termenelor de livrare pentru echipamentele de rafturi.

Executor responsabil - Vasiliev P.R.

Data scadentă - (data).

Să ne uităm la un alt exemplu.

Punctul de pe ordinea de zi: 5. Cu privire la efectuarea unui audit al activităților financiare și economice ale filialei companiei din orașul Perm

Textul discursului:

Medvedev V.V. Pe parcursul acestui an, departamentul financiar și departamentul nostru de contabilitate s-au confruntat în mod repetat cu faptul că filiala din Perm ne-a furnizat rapoarte cu erori. De două ori ei înșiși au descoperit aceste erori, ne-au informat despre asta și apoi au trimis rapoarte corectate. De două ori departamentul nostru de contabilitate a descoperit erori de calcul, precum și faptul că cheltuielile sucursalei nu au fost incluse în articolele pentru care ar fi trebuit să se facă. Dacă aceste erori nu au fost corectate la timp, acest lucru ar putea duce la probleme cu plata impozitelor. Experții noștri au observat, de asemenea, că termenele limită sunt în mod constant încălcate. prezentarea de rapoarte privind cheltuielile de divertisment. Contabilul șef al filialei ne-a vizitat în călătorii de afaceri de două ori am rezolvat greșelile făcute de filială, dar situația a rămas aproape neschimbată. Șef serviciu administrativ și economic Polozov R.A. s-a plâns de asemenea că au existat unele probleme cu costurile de transport în Perm. Cert este că inițial îi sunt prezentate rapoarte privind cheltuielile de transport, iar apoi depune un raport de sinteză pentru toate sucursalele la departamentul de contabilitate. Ținând cont de toate acestea, consider că este necesară organizarea și efectuarea unui audit al activităților financiare și economice ale filialei din Perm pentru a evita problemele pe viitor.

supraveghetor: Cine credeți că ar trebui inclus în comisie și cât timp va dura efectuarea unei inspecții la fața locului?

Medvedev V.V. Cred că avem nevoie de trei oameni: unul pentru departamentul de contabilitate, altul pentru departamentul financiar, un al treilea pentru serviciul administrativ și economic și departamentul de logistică. Am discutat anterior cu șefii de departamente care ar putea merge, așa că propun trei persoane: deputat. contabil șef Somov S.S., auditor Yastrebov A.A. și inginerul de conducere Sokolov B.B. Verificarea poate fi finalizată în 3-5 zile.

Să analizăm textul discursului principal după aceeași schemă:

	1) Departamentul financiar și departamentul de contabilitate al societății-mamă 2) Filiala din Perm
Ce a (a) făcut?	1) (Sucursala din orașul Perm) depune rapoarte cu erori, cheltuiește cheltuieli nu pe articolele pentru care ar trebui să se facă acest lucru, încalcă termenele limită prezentarea de rapoarte privind cheltuielile de divertisment. 2) (Compartimentul financiar si contabilitate al societatii-mama) a analizat greselile comise cu contabilul-sef al filialei. 3) (Compartimentul financiar și departamentul de contabilitate al societății-mamă) își propun organizarea și efectuarea unui audit al activităților financiare și economice ale filialei din Perm, trimițând trei angajați ai organizației
	Pe parcursul acestui an
	Fără rezultate pozitive

Și în acest caz, vedem că informațiile secundare rămân în text. În primul rând, este o mențiune a șefului serviciului administrativ și economic, R.A Polozov, care s-a plâns și că filiala a avut unele probleme cu costurile de transport. Clasificăm aceste informații ca fiind secundare pentru motivul că rapoartele privind costurile de transport au fost prezentate doar inițial șefului serviciului administrativ și economic pentru întocmirea unui raport de sinteză. Deoarece procesul actual de raportare a costurilor de transport este diferit, această informație este pentru a evalua situația actuală de mare importanta nu are.

Informațiile secundare ar trebui să includă și mențiunea că de două ori erorile au fost descoperite chiar de sucursala și de două ori de către departamentul de contabilitate al organizației-mamă. Putem spune pur și simplu că erorile au fost descoperite în mod repetat.

Protocoalele rezumative nu reflectă întrebările adresate vorbitorului. Cu toate acestea, dacă există informații semnificative în răspunsul la întrebare, acestea sunt consemnate în procesul-verbal al discursului. În exemplul de mai sus, acestea sunt informații despre cine este propus să fie inclus în comisie.

Pe baza răspunsurilor primite, putem întocmi un protocol de înregistrare a discursului:

ASCULTAT:

Medvedev V.V.

În cursul acestui an, filiala din Perm a transmis în mod repetat rapoarte cu erori, a afișat cheltuieli în articolele greșite pentru care ar trebui făcut și a depus rapoarte privind cheltuielile de divertisment cu încălcarea termenelor limită. În ciuda analizei erorilor cu contabilul șef al filialei, situația nu s-a schimbat. Consideră necesară efectuarea unui audit al activităților financiare și economice ale filialei, inclusiv al adjunctului în comisie. contabil șef Somov S.S., auditor Yastrebov A.A. și inginerul de conducere Sokolov B.B.

Dacă în timpul discutării problemei se ia o decizie de a efectua o inspecție, decizia trebuie formulată în protocol după cum urmează:

HOTĂRÂT:

Pregătiți un proiect de ordin privind crearea unei comisii de auditare a activităților financiare și economice ale sucursalei din Perm, conveniți asupra calendarului auditului cu directorul sucursalei din Perm.

Executant responsabil - Medvedev V.V.

Data scadentă - (data)

V.F. Yankovaya,
Ph.D. ist. Științe, deputat Director al VNIIDAD

Ședințe ordinare și extraordinare

La înregistrarea unei companii, documentul obligatoriu specificat în lista furnizată autorității de înregistrare este decizia adunării generale a participanților SRL.

Artă. 34 din Legea SRL impune ședințe anuale de luat în considerare rezultate anuale munca companiei. Acest articol reglementează, de asemenea, momentul comportamentului lor - nu mai devreme de 2 și nu mai târziu de 4 luni după încheierea an fiscal. Termenele limită specifice sunt stabilite în cartă.

O întâlnire extraordinară a participanților este, de asemenea, acceptabilă: atunci când este urgent necesară soluționarea unei anumite probleme din competența acestui organism. Dreptul de a iniția adunarea generală are:

• organe executive (director, consiliu de administrație);
• participanții care dețin mai mult de 10% din acțiuni;
• auditor, auditor.

Fondatorii își pot face propriile ajustări la ordinea de zi a întâlnirii viitoare și pot propune chestiuni suplimentare pentru examinare cu 15 zile înainte de întâlnire.

Dacă societatea are un fondator, atunci cerințele art. 36 privind procedura de convocare a ședinței nu i se aplică, întrucât ia toate deciziile în mod individual.

Anunț de întâlnire

Procedura în care este necesar să se acționeze în vederea convocării unei ședințe este prevăzută în prevederile art. 36 din Legea SRL. Principalele acțiuni sunt:

• Anunțați fiecare participant cu privire la întâlnirea programată. Notificarea se face prin notificare, care trebuie făcută cu 30 de zile înainte de întâlnirea programată.
• Anunțați fiecare participant când se fac modificări la ordinea de zi - cu 10 zile înainte de întâlnire.
• Oferiți fondatorilor informații și materiale pentru următoarea întâlnire conform agendei.

IMPORTANT! Statutul companiei poate prevedea alte perioade mai scurte de preaviz pentru fondatori (clauza 4, articolul 36 din Legea SRL).

Cerințe pentru înregistrare și trimiterea notificării:

• anunțul trebuie să conțină informații despre locul și ora ședinței programate, precum și punctele de pe ordinea de zi;
• livrarea se face în modul specificat în statutul societății sau, în cazul în care charterul nu este tăcut, prin scrisoare recomandată la adresa cuprinsă în lista de participanți;
• dacă intenționați să legalizați deciziile luate (Partea 3, articolul 17 din Legea cu privire la SRL), este necesară o copie suplimentară a notificării - pentru depunerea ulterioară la notar.

Puteți descărca un exemplu de anunț despre o întâlnire viitoare de la următorul link: .

Puteți descărca un exemplu de notificare privind modificările agendei pentru o întâlnire viitoare de la următorul link: Notificare privind modificările agendei unei reuniuni a participanților SRL - eșantion.

Forma protocolului și cerințele pentru întocmirea acestuia

Cerințele pentru procesul-verbal al adunării generale a participanților SRL sunt stabilite de art. 181.2 din Codul civil al Federației Ruse. În conformitate cu prevederile sale, acest document corporativ trebuie să indice:

• data și locul unde are loc întâlnirea;
• cheltuirea timpului;
• informații despre persoanele care participă la acesta;
• probleme de pe ordinea de zi;
• rezultatele votului pentru fiecare dintre ele;
• informații despre persoanele care au numărat voturile;
• informații despre cei care au votat împotrivă și au cerut ca aceste date să fie introduse în protocol.

Un exemplu de proces verbal al unei întâlniri a participanților LLC conține mai multe părți:

1. Titlu. Documentul începe cu cuvintele „Nr. proces-verbal”, urmate de numele companiei, data și ora întâlnirii și locul în care are loc.
2. Parte introductivă. Conține informații despre fondatori, președintele și secretarul adunării.
3. Agendă. Sunt enumerate aspectele propuse spre examinare. Sunt enumerate în ordinea importanței.
4. Parte principală. Se formează pentru fiecare punct de pe ordinea de zi din 4 blocuri: „Ascultă”, „S-a vorbit”, „Votat”, „Hotărât”. Este necesar să se indice inițialele și pozițiile vorbitorilor, precum și să reflecte pe scurt esența discursurilor lor.
5. Concluzie. Conține semnăturile secretarului și președintelui și, în unele cazuri, ale tuturor fondatorilor.

Carte de numerotare și protocol

Potrivit prevederilor paragrafului 6 al art. 37 din Legea SRL, organul executiv al societății trebuie să organizeze ținerea proceselor-verbale în timpul ședinței. Procesele-verbale ale tuturor ședințelor sunt înscrise într-o carte.

Participanții societății au și posibilitatea de a solicita un extras din procesul-verbal, care este întocmit de organul executiv.

Conform regulilor stabilite de evidență, documentele emise de organele de conducere ale societății sunt înregistrate pentru a simplifica identificarea acestora. În acest scop, procesul-verbal al adunării generale a participanților SRL este numerotat.

NOTĂ! Legislația nu conține cerințe pentru numerotarea obligatorie a protocoalelor.

Întrucât data ședinței și indexul (numărul) acesteia sunt principalele caracteristici de identificare ale oricărui document, este indicat să le înscrieți pe procesul-verbal.

Cum se întocmește hotărârea sau procesul-verbal al ședinței, cine semnează aceste documente și efectuează certificarea

Legea SRL nu conține cerințe privind forma de întocmire și ordinea în care este întocmit procesul-verbal și nici nu stabilește cine semnează procesul-verbal al adunării generale a participanților SRL.

Regulile generale în conformitate cu care se certifică protocoalele sunt stabilite de clauza 3 a art. 181.2 din Codul civil al Federației Ruse. Potrivit prevederilor prezentului articol, procesul-verbal al adunării generale a participanților SRL este certificat de către președinte și secretarul care l-a ținut în timpul ședinței.

În cazul în care procesul-verbal este întocmit cu încălcarea cerințelor prevăzute de lege, iar oricare dintre participanți nu este de acord cu conținutul acestuia, există riscul ca deciziile luate în cadrul ședinței să fie declarate nule (subclauza 4, clauza 1, art. 181 din Codul civil al Federației Ruse).

Autentificarea protocolului

Legea din 05.05.14 nr. 99-FZ a introdus modificări la Codul civil al Federației Ruse, care au afectat procedura de certificare a deciziilor proprietarilor din 01.09.2014. Începând din acest moment, în conformitate cu alin. 3 al art. 67.1 din Codul civil al Federației Ruse, componența fondatorilor prezenți și faptul efectiv de a lua o decizie este certificată de un notar, pentru care este certificat procesul-verbal al adunării generale a participanților SRL.

NOTĂ! Prevederile paragrafului 3 al art. 67.1 din Codul civil al Federației Ruse vă permite să faceți fără legalizare dacă alte metode de certificare sunt consacrate în cartă.

De exemplu, carta poate prevedea următoarele metode de certificare:

• semnarea procesului-verbal de către toți fondatorii care au participat la ședință;
• înregistrare video (mediu de înregistrare) – trebuie atașat la protocol.

În cazul în care statutul nu conține astfel de prevederi, fondatorii pot lua în considerare problema nelegalizării procesului-verbal direct la ședință (rezoluție a Comisiei Electorale Centrale din 02.05.2016 în cazul nr. A36-3633/2015). Condiții pentru legitimitatea unei astfel de decizii:

• problema este inclusă pe ordinea de zi;
• decizia este luată în unanimitate de toți participanții societății, adică toți participanții sunt prezenți la ședință și votează pentru metoda propusă de neautorizare.

Astfel, dacă hotărârea adunării generale a participanților SRL, din care am prezentat un eșantion, este întocmită greșit sau nu este certificată conform prevederilor legale, aceasta poate crea anumite probleme fondatorilor și poate deveni motiv de anulare. Consecințele defectelor din protocol pot include refuzuri din partea autorității de înregistrare și proceduri judiciare îndelungate. Acest lucru este deosebit de acut în prezența conflictelor corporative.

Exemplu de proces verbal de întâlnire. Cum se scrie o transcriere a unei discuții. Cum se scrie un protocol - instrucțiuni și exemple. Sfaturi de scriere, structură, șabloane (10+)

Protocolul întâlnirii. Exemplu, șablon, probă

Structură, șablon de proces-verbal de întâlnire

• Data, ora și locul evenimentului
• Iniţiator
• Persoana care organizează evenimentul (cu informații de contact)
• Lista participanților (inclusiv pozițiile și informațiile de contact)
• Componența secretariatului / numele complet al secretarului (cu informații de contact)

Lista materialelor care au fost trimise la întâlnire

Transcrierea discursului primului vorbitor

• Prima întrebare (comentar) pentru primul vorbitor (Cine a întrebat, transcriere)
• Răspuns la prima întrebare (transcriere)
• A doua întrebare (comentar) pentru primul vorbitor (Cine a întrebat, transcriere)
• Răspuns la a doua întrebare (transcriere)
• Ultima întrebare (comentar) pentru primul vorbitor (Cine a întrebat, transcriere)
• Răspuns la ultima întrebare (transcriere)

Transcrierea discursului celui de-al doilea vorbitor

Deciziile luate

• Prima propunere făcută (formularea, cine a depus-o)
• Rezultatele votului (generalizate - în cazul votului secret, detaliate - în cazul apelului nominal)

• A doua propunere făcută
• Formularea finală ținând cont de ajustările și amendamentele efectuate și adoptate
• Rezultatele votului
• Acceptat/respins/trimis spre revizuire

Semnătura secretarului (președintele secretariatului)

Materiale pentru întâlnire

Înainte de întâlnire, participanților li se trimit materiale necesare pregătirii întâlnirii și luării deciziilor, de exemplu, note informative, versiuni preliminare ale documentelor (planuri, contracte, bugete etc.) care trebuie aprobate în cadrul întâlnirii. Tuturor participanților la întâlnire li se trimit informații despre data, ora și locația întâlnirii, cine a inițiat întâlnirea și persoana de contact care organizează evenimentul. Puteți adresa persoanei de contact întrebări de natură organizatorică (cum să ajungeți acolo, cum să comandați un permis, unde să parcați mașina). Întrebările de fond sunt adresate persoanelor de contact, care trebuie indicate în materiale. De materiale diferite Pot fi indicate diferite persoane de contact.

Exemplu, exemplu de protocol

Data, ora si locul intalnirii: 10/01/2010 12:30 - 13:30 Sediu central. Sala de sedinte N34.

Inițiator: director general Svistunova Olga Vasilievna

Persoana care organizează întâlnirea: asistentul directorului general Erofeev Grigory Anatolyevich ( [email protected], ext. t. 07703)

Lista participanților

• Svistunova Olga Vasilievna (director general)
• Ivanov Serghei Semenovici (șeful serviciului de securitate) ( [email protected], ext. t. 02345)
• Erokhin Andrey Anatolyevich (șeful serviciului tehnologia Informatiei) ([email protected], ext. t. 02455)
• Trifonov Gennady Petrovici (șef departament financiar) ( [email protected], ext. t. 01003)

Secretarul ședinței: asistentul directorului general Grigory Anatolyevich Erofeev

La ședință au fost transmise următoarele:

• Notă internă de la șeful serviciului de securitate privind regulile de generare a adreselor de e-mail ale angajaților
• Propuneri din partea șefului serviciului de tehnologie a informației privind măsurile de combatere a spamului

Raportul șefului de securitate

Compania a adoptat reguli de codificare a adreselor de e-mail ale angajaților (inițialele și primele două litere ale numelui de familie), care permit terților să afle cu ușurință adresa de e-mail a oricărui angajat. Acest lucru duce la fluxuri de e-mailuri neautorizate cu eterogene oferte comercialeși alte informații inutile.

Nu au fost puse întrebări cu privire la prezentare.

Raportul șefului serviciului tehnologia informației

Nu există nicio opțiune de a refuza adresele existente, deoarece acestea sunt cunoscute contrapărților cheie și autorităților de reglementare. Propun să avem o altă cutie pentru toți angajații E-mail- pentru corespondenta activa. Dezvoltați codificarea astfel încât să nu fie posibilă identificarea adresei angajatului după numele complet. Configurați filtre de e-mail, astfel încât e-mailul către adresele vechi să fie supus unei filtre stricte. Filtrarea corespondenței către adrese noi ar trebui să fie mai blândă. Dacă este posibil, notificați contrapărțile cu privire la schimbările de adrese. Lucrarea va fi efectuată de Departamentul de Tehnologia Informației.

Întrebare Vorbitorul a fost întrebat de șeful departamentului financiar: Costurile de organizare a sistemului propus au fost elaborate de departamentul de tehnologie a informației? Poate că ar fi mai eficient să externalizezi această muncă?

Răspuns. Nu, problema nu a fost studiată.

Un comentariuȘeful Departamentului Financiar: Propun să aprob decizia în următoarea redactare: Departamentul de Tehnologia Informației ar trebui să elaboreze măsuri de corectare a situației cu adrese de e-mail și să rezolve problema costurilor implementării acestora pe cont propriu și de către furnizori. Luați varianta cea mai puțin costisitoare.

Răspuns. Fara obiectii.

Deciziile luate

Schimbați ordinea în care sunt codificate adresele de e-mail. Păstrați adresele de e-mail în vechea codificare, dar filtrați strict e-mailurile trimise acestora.

Pentru a finaliza sarcina, departamentul de tehnologie a informației va dezvolta o sarcină de lucru în termen de cinci zile lucrătoare. În alte cinci zile lucrătoare, determinați costurile pentru efectuarea lucrării dvs. și costurile de externalizare. Decideți cum va fi efectuată lucrarea pe baza calculelor costurilor. Efectuați lucrarea pe cont propriu sau de către furnizori în termen de 15 zile lucrătoare. Încredințați controlul asupra punerii în aplicare a deciziei șefului serviciului de securitate.

Din nefericire, se găsesc periodic erori în articole, acestea sunt corectate, articolele sunt completate, dezvoltate și sunt pregătite altele noi.

Care sunt diferențele dintre formatele de text de afaceri și cele de vorbire? Vocabular formal...
Stilul de text de afaceri. Trăsături de caracter vocabular formal. Stilul oficialului...

Competențe de management. Un lider bun, de succes, șef,...
Abilități de conducere. Ce trebuie să poată face un lider pentru a avea succes, respect...

Ordine, decizie, instrucțiune, ordine. Exemplu, șablon, text, linie...
Exemplu de comandă, decizie, instrucțiune sau instrucțiune. Comentarii detaliate, explicații...

Program de lucru, prestare servicii, livrare. Compune. Emisiune...
Programa. Exemplu, sfaturi pentru redactare....